Tento úvod píšem pre tých, ktorí v obchode vybrali knihu z police a chcú porozumieť tomu, čo je v nej napísané a pre koho je určená.

1. Toto je návod na najrozšírenejšie kancelárske programy, ktoré sú teraz k dispozícii pod všeobecným názvom balík Microsoft Office 2007 („balík“ - pretože v ňom je veľa programov; v ruštine sa mu jednoducho hovorí „kancelária“). Tento návod popisuje:

Textový editor Word;

Tabuľkový editor Excel;

Prezentačný softvér PowerPoint;

Poštový program Outlook.

2. Tento návod je určený pre začiatočníkov. Ale! Mali by ste vedieť, ako zapnúť počítač, ako vytvoriť dokument a ako nájsť správne tlačidlo na klávesnici.

Ak vôbec neviete, ktorou stranou sa obrátiť na počítač, potom odporúčam začať s mojou knihou „Počítač pre ženy“.

3. Tento tutoriál nemá priniesť začínajúceho používateľa na úroveň super profesionála. Tu sú potrebné práce bežný používateľ veci.

Ale garantujem vám, že znalosti z tejto knihy budú viac než dostatočné na to, aby ste kompetentne napísali a vytlačili akýkoľvek text, poradili si s tabuľkou v Exceli, urobili úplne úžasnú prezentáciu v programe PowerPoint a odoslali list e-mail.

4. Jazyk knihy je čo najviac „ľudský“, bez zložitých počítačových výrazov.

Poznámka! Táto kniha popíše programy, ktorých súčasťou sú presne Microsoft Office 2007. Ak máte inú verziu „kancelárie“, ilustrácie v knihe sa nebudú zhodovať s tým, čo vidíte na obrazovke. Okrem toho som pre knihu urobil kresby v operačnom systéme. Windows 7. Ak teda máte iný operačný systém, obrázky sa môžu tiež mierne líšiť.

Od vydavateľa

Vaše pripomienky, návrhy a otázky zasielajte e-mailom (vydavateľstvo „Peter“, počítačové vydanie).

Budeme radi, ak sa nám ozvete!

Na webovej stránke vydavateľa http://www.piter.com nájdeš detailné informácie o našich knihách.

Textový editor Microsoft Word

Vzhľad Programy Word

Karta Domov

Peer review

Tlačidlá ponuky „Kancelária“

Možnosti programu Word

Najprv pár teoretických slov.

Ako som už povedal v predslove, musíte mať v počítači nainštalovaný operačný systém. Windows 7, a tiež balíček Microsoft Office 2007. Jedná sa o najnovšie a najnovšie verzie k dnešnému dňu. Windows a Microsoft Kancelária.

Bez programov, ktoré sú súčasťou balíka Microsoft Office, je práca v akejkoľvek kancelárii, škole, klinike a dokonca aj doma pravdepodobne nemysliteľná. Ako viac počítačov preniknúť do našich životov, tým viac ľudí je nútených začať pracovať s týmito programami.

Je hanba, že sa mnohí z tých, ktorých tvrdá realita núti sadnúť si k počítaču, neskúsia uľahčiť si život a strávia chvíľu štúdiom schopností programov, v ktorých pracujú. A často nad tým, čo sa dá urobiť stlačením tlačidla, sa nám všetkým premrhá obrovské množstvo drahocenného času.

Ale keďže ste si kúpili tento návod, spoločne to rýchlo zistíme. Programy balíka Microsoft Office sú veľmi jednoduché.

Viete, čo to je? rozhranie? to vzhľad program, jeho shell, ktorý vám uľahčuje prácu.

Rozhranie „kancelárskych“ programov je teda veľmi „priateľské“. Takmer všetky tlačidlá sú podpísané, existuje pomoc. A najväčšia hodnota kancelárskeho rozhrania je, že majú jeden pre všetky programy. Teda s každým ďalší program bude to pre teba stále jednoduchšie a jednoduchšie pochopiť.

No už sa nebojíte ísť do práce? Potom začnime!

1. Zapíname počítač!

2. Vytvárame si vlastný pracovný priečinok. Robíme to preto, aby sme neupchali počítač. Čo keď pracujete pre niekoho iného?

Ak to chcete urobiť, stlačte tlačidlo Začnite

Ktorý sa nachádza v ľavom dolnom rohu obrazovky. V zobrazenej ponuke vyberte položku Dokumenty. Boli sme to my, kto otvoril knižnicu dokumentov majiteľa počítača (dúfajme, že sa nám v tomto veľmi neurazí) (obr. 1.1).

Teraz si predstavte, že počítač je skriňa a potrebujete v ňom vlastnú policu.

V hornej časti okna vidíte tlačidlo Nový priečinok? Kliknite naň.

Ryža. 1.1. Okno knižnice Dokumenty

Na obrazovke sa objaví priečinok pre novorodencov, jeho názov je zvýraznený (obr. 1.2).

Ryža. 1.2. Novo vytvorený priečinok

Zadanie mena A toto sú moje dokumenty... Písali ste? Kliknite na Zadajte alebo kliknite na prázdne miesto na obrazovke. Zadané meno sme potvrdili.

Ak sa pri zadávaní názvu priečinka pokúsite napísať (náhodne alebo účelovo) nie písmeno, ale jedno z neprijateľných (ako hrozivo to znie!) Znaky v tomto prípade sa zobrazí správa (obr. 1.3) . Z neho môžete zistiť, aké znaky by názov súboru a názov priečinka nemali obsahovať.

Ryža. 1.3. V názve súboru by nemali byť také znaky (a nemôžu)

Takže teraz v knižnici Dokumenty existuje váš osobný priečinok.

3. Spustite program Word.

Ak to chcete urobiť, znova kliknite na tlačidlo Začnite

Ktorý sa nachádza v ľavom dolnom rohu obrazovky. Potom stlačte riadok Všetky programy, kliknite na priečinok Microsoft Office, a potom kliknite na položku Microsoft Office Word 2007(obr. 1.4).

Ryža. 1,5. Okno Microsoft Office Word 2007

Pozrite sa na horný riadok. V strede - názov programu ( Microsoft Word ) a názov dokumentu ( Dokument), v pravom hornom rohu - ikony na minimalizáciu, zníženie (zvýšenie) a zatvorenie okna

.

Program Microsoft Word dokáže všetko. Umožňuje vám napísať text, potom kedykoľvek kdekoľvek v texte vykonať akúkoľvek opravu a potom tiež tento text vysadiť, to znamená usporiadať.

Rozloženie text je krásne usporiadanie textu na obrazovke a potom na papieri.

Excel pre Office 365 Word pre Office 365 Outlook pre Office 365 PowerPoint pre Office 365 Publisher pre Office 365 Access pre Office 365 Visio Plán 2 Visio Professional 2019 Visio Standard 2019 Visio Professional 2016 Visio Standard 2016 Visio Professional 2013 Visio 2013 Visio Premium 2010 Visio 2010 Visio Standard 2010 Excel 2019 Word 2019 Outlook 2019 PowerPoint 2019 OneNote 2016 Publisher 2019 Access 2019 OneNote 2013 OneNote 2010 Project Professional 2019 Excel 2016 Word 2016 Outlook 2016 PowerPoint 2016 Publisher 2016 Access 2016 Jazykové možnosti 2013 Project Professional 2016 Excel 2013 Word 2013 Outlook 2013 PowerPoint 2013 Publisher 2013 Access 2013 Excel 2010 Word 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Access 2010 Publisher 2010 Project 2010 Jazykové možnosti 2010 Excel Starter 2010 Jazykové možnosti Jazykové možnosti 2016 Desktopový klient Office 2010 Project Online Desktop Project Professional 2013 Štandard projektu 2010 Štandard projektu 2013 Štandard projektu 2016 Štandard projektu 2019 Menšie

Nastavenia jazyka balíka Office môžete použiť na pridanie jazyka, výber jazyka zobrazenia pre používateľské rozhranie a nastavenie jazyka na tvorbu a kontrolu.

Možnosti jazyka sa nachádzajú v dialógovom okne Možnosti balíka Office v sekcii, ktorú môžete otvoriť kliknutím Súbor> možnosti> Jazyk... Jazyky zobrazenia a tvorby je možné nastaviť nezávisle. Môžete mať napríklad čokoľvek, čo zodpovedá vášmu jazyku operačný systém alebo môžete pre svoj operačný systém, dizajn a zobrazenie používateľského rozhrania balíka Office použiť kombináciu jazykov.

Pridanie jazyka

Môžete pridať jazyk zobrazenia alebo jazyk autora. Jazyk zobrazenia určuje jazyk, ktorý Office používa vo svojom používateľskom rozhraní-stuhy, tlačidlá, dialógové okná a podobne. Jazyk návrhu ovplyvňuje smer a rozloženie textu pre zvislý, sprava doľava a zmiešaný text. Jazyky autora tiež obsahujú nástroje na kontrolu pravopisu, ako sú slovníky na kontrolu pravopisu a gramatiky. (Preferovaný vývojový jazyk je v hornej časti zoznamu zobrazený tučným písmom. Môžete to zmeniť výberom požadovaný jazyk a vyberať si.)

Ak chcete pridať jazyk zobrazenia:

Prosím vyber Súbor > možnosti > Jazyk.

V kapitole Jazyk zobrazenia kancelárie v sekcii vyberte Nainštalujte ďalšie jazyky zobrazenia z Office.com.

Nastavte jazyk zobrazenia a potom vyberte Inštalácia.

Pridaný jazyk sa zobrazí v zozname jazykov zobrazenia balíka Office.

Otvorte aplikáciu balíka Office, napríklad Word.

Prosím vyber Súbor >možnosti >Jazyk.

V sekcii v sekcii Vývojové a validačné jazyky balíka Office vyber si Pridať jazyk ....

V dialógovom okne vyberte požadovaný jazyk Pridajte jazyk zobrazenia a potom vyberte Pridať.

Pridaný jazyk sa zobrazí v zozname vývojových jazykov balíka Office.

Vedľa názvu jazyka sa zobrazí ikona K dispozícii šek, môžeš dostať jazykový balíček s validačnými nástrojmi pre váš jazyk. Ak Overenie nie je k dispozícii vedľa názvu jazyka nie sú pre daný jazyk k dispozícii validátory. Vedľa názvu jazyka sa zobrazí ikona skontrolujte nainštalované, všetko je pripravené.

Cenovo dostupné testovanie.

Nastavte preferovaný jazyk zobrazenia alebo autora

Preferovaný jazyk je zobrazený tučným písmom v hornej časti každého zoznamu jazykov. Poradie jazykov v zozname je poradie, v ktorom jazyky úrad používa. Ak napríklad používate španielske poradie zobrazenia<предпочитаемый>, Nemecký a japonský jazyk a zdroje v španielskom jazyku boli odstránené z vášho počítača, preferovaným zobrazovacím jazykom je nemčina.

Ak chcete nastaviť preferovaný jazyk:

Otvorte aplikáciu balíka Office, napríklad Word.

Prosím vyber Súbor > možnosti > Jazyk.

V kapitole Konfigurácia nastavení jazyka balíka Office vykonajte jeden alebo oba z nižšie uvedených krokov.

• V kapitole Jazyk zobrazenia kancelárie vyberte zo zoznamu požadovaný jazyk a potom vyberte Nastaviť podľa preferencie.

Konfiguráciou nastavení jazyka balíka Office môžete pridať nový jazyk alebo si vybrať jazyk, v ktorom sa majú zobrazovať pomocníky a popisy.

Možnosti jazyka sú v dialógovom okne Konfigurácia nastavení jazyka balíka Office ktoré je možné otvoriť výberom Súbor> možnosti> Jazyk... Rozhranie a jazyky pomoci je možné nainštalovať nezávisle od seba. Môžete napríklad nastaviť všade rovnaký jazyk ako v operačnom systéme alebo používať rôzne jazyky pre operačný systém, úpravy, rozhranie a pomoc.

Dostupné jazyky závisia od jazykovej verzie balíka Office a voliteľných jazykových balíkov, jazykov LIP a ToolTip nainštalovaných vo vašom počítači.

Pridanie jazyka

Ak chcete do aplikácií balíka Office pridať jazyk, musíte pridať jazyk úprav. Jazyk úprav pozostáva z kontroly smeru písma a kontroly pravopisu pre daný jazyk. Dáma obsahuje funkcie špecifické pre jazyk, ako sú slovníky na kontrolu pravopisu a gramatiky. (Predvolený jazyk úprav je v hornej časti zoznamu zobrazený tučným písmom. Môžete to zmeniť výberom preferovaného jazyka a výberom Nastaviť ako predvolenú.)

Otvorte aplikáciu balíka Office, napríklad Word.

Prosím vyber Súbor > možnosti > Jazyk.

V dialógovom okne Konfigurácia predvolieb jazyka Office V kapitole Výber jazykov úprav vyberte zo zoznamu jazyk úprav, ktorý chcete pridať Pridajte ďalšie jazyky úprav a stlačte Pridať.

Pridaný jazyk sa zobrazí v zozname jazykov úprav.

Ak stĺpec Rozloženie klávesnice uvedené Nezahŕňa, to urobiť:

Nastavenia systému Windows sa otvoria na stránke Jazyk. V dialógovom okne Pridávanie jazykov dialógové okno Nastavenia systému Windows vybrať položku Pridanie jazyka, vyberte požadovaný jazyk zo zoznamu a kliknite na Pridať.

Zatvorte dialógové okno Pridajte jazyky v Nastavenia systému Windows... V dialógovom okne Office by mal váš jazyk vyzerať ako Zapnuté V kapitole Rozloženie klávesnice V kapitole Výber jazykov úprav.

Ak stĺpec Pravopis uvedené Nie je nainštalovaný Na inštaláciu nástrojov na kontrolu pravopisu pre váš jazyk bude možno potrebné získať jazykový balíček alebo balík používateľského rozhrania.

Ak chcete prejsť online a získať požadovaný jazykový balíček, vyberte odkaz Nie je nainštalovaný.

Nastavenie predvoleného jazyka rozhrania a pomocníka

Jazyky rozhrania a pomocníka sa v Office používajú na zobrazenie prvkov rozhrania, ako sú položky ponuky, príkazy a karty, okrem jazyka, v ktorom sa zobrazuje súbor pomocníka.

Predvolený jazyk sa zobrazuje v hornej časti zoznamu a je zobrazený tučným písmom. Office používa jazyky rozhrania a pomocníka v poradí, v akom sú uvedené v zoznamoch jazykov rozhrania a pomocníka. Ak napríklad zoznam jazykov rozhrania obsahuje španielčinu<по умолчанию>, Nástroje nemeckého, japonského a španielskeho jazyka boli z počítača odstránené, predvoleným jazykom rozhrania bude nemčina.

Nastavenie predvoleného jazyka

Otvorte aplikáciu balíka Office, napríklad Word.

Prosím vyber Súbor, možnosti, a potom - Jazyk.

V dialógovom okne Konfigurácia predvolieb jazyka Office V kapitole Výber jazykov zobrazenia a pomoci vyberte jazyk, ktorý chcete používať, a potom vyberte Nastaviť ako predvolenú.

Určite jazyk rozhrania, ktorý sa používa v každej aplikácii balíka Office

Ak používate viacero jazykov a Office je prispôsobený tak, aby vyhovoval vašim potrebám, môžete sa spýtať všetkých aplikácií balíka Office a zistiť, ktorý jazyk sa používa ako predvolený jazyk rozhrania v každom z nich.

V dialógovom okne Nastavenie predvolieb jazyka balíka Office V kapitole Výber jazyka rozhrania a jazykov pomoci vyber si Zobraziť jazyky rozhrania pre každý z nich Programy spoločnosti Microsoft Kancelária.

Nastavenie jazyka pre popisy

Poznámka: Táto funkcia je k dispozícii iba pre nasledujúce aplikácie balíka Office: Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Visio a Word. Programy Office 2016 ho nepodporujú.

Tipy sú malé vyskakovacie okná, ktoré poskytujú rýchlu a kontextovú pomoc pri umiestnení kurzora myši na prvok na obrazovke, napríklad na tlačidlo, kartu, ovládací prvok dialógového okna alebo ponuku. Keď nastavíte jazyk popisu v jednom programe balíka Office, vybratý jazyk sa zachová vo všetkých nainštalované programy Kancelária.

Otvorte aplikáciu balíka Office, napríklad Word.

Prosím vyber Súbor > možnosti > Jazyk.

V dialógovom okne Nastavenie predvolieb jazyka balíka Office V kapitole Výber jazyka pre popisy vyberte jazyk pre popisy.

Poznámky:

• Táto funkcia nie je k dispozícii v Office 2016.

  Ak požadovaný jazyk nie je v zozname, možno budete musieť pridať ďalšie jazykové služby. Prosím vyber Ako získať ďalšie jazyky OSD z Office.com a postupujte podľa pokynov na stiahnutie a nainštalovanie.

  Keď je nový jazyk popisov nainštalovaný, stane sa predvoleným jazykom popisov.

Ďalšie informácie o popisoch nástrojov nájdete v článku

Vložiť ho môžete v závislosti od verzie programu Word alebo Outlook, ktorú používate Dokument Word a pridajte do neho rôzne objekty (napr. súbory PDF, grafy alebo Listy programu Excel) alebo e-mailovú správu väzbou alebo vložením. Ak chcete vložiť predmet, na karte Vložiť stlač tlačidlo Objekt.

Vkladanie nového objektu

Ak chcete vytvoriť nový súbor, ktorý chcete vložiť do dokumentu alebo e -mailovej správy programu Word:

Rada:

Informácie v sekcii Výsledok sú určené vybratým typom objektu a stavom začiarkavacieho políčka Vo forme ikony(nainštalované alebo nie). Tieto informácie vám pomôžu rozhodnúť sa, čo presne je potrebné vložiť a v akej forme.

Ak chcete zmeniť údaje vo vloženom objekte, dvakrát naň kliknite.

Prepojenie alebo vloženie existujúceho súboru

Ak chcete prepojiť alebo vložiť už vytvorený objekt:

Vstavané objekty a súvisiace objekty

Vložené predmety stať sa súčasťou súboru Word alebo poštovej správy a po vložení stratiť odkaz na pôvodný súbor.

Súvisiace objekty je možné aktualizovať, keď sa pôvodný súbor zmení. Súvisiace údaje sú uložené v pôvodnom súbore. V. Súbor Word alebo poštová správa (cieľový súbor) ukladá iba umiestnenie zdrojového súboru a zobrazuje zobrazenie súvisiacich údajov. Ak je dôležitá veľkosť súboru, použite prepojené objekty.

Microsoft Office je skvelý balík kancelárske programy od spoločnosti Microsoft Corporation. Microsoft Office obsahuje nasledujúce obľúbené programy ako Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook a tiež OneNote, Publisher, Groove, InfoPath a ďalšie. Každý program z balíka je možné nainštalovať samostatne alebo naraz. Word je najpopulárnejší textový editor na svete. Excel - dobrý program vytvárať a pracovať s tabuľkami. Access je výkonná databázová aplikácia. Výhľad - famózny poštový klient... PowerPoint je aplikácia na vytváranie prezentácií. V tomto článku podrobne vysvetlím, ako nainštalovať Microsoft Office 2007 do počítača. Inštalácia neskorších alebo starších verzií balíka Microsoft Office je rovnaká.

Začnime s inštaláciou. Spustite Setup.exe z disku alebo priečinka, kde máte inštalátor balíka Microsoft Office. V zobrazenom okne zadajte svoj 25-miestny kód Product Key. Ak máte licencovaný balík Microsoft Office, kľúč je uvedený na škatuli s diskom. Ak ste si stiahli pirátsku verziu z internetu, kľúč môžete zistiť na zdrojovom webe. Kliknite na Pokračovať.

V nasledujúcom okne budete vyzvaní, aby ste si prečítali licenčnú zmluvu na použitie softvér Microsoft Corporation. Začiarknite políčko vedľa položky „Súhlasím s podmienkami tejto zmluvy“ a kliknite na tlačidlo „Pokračovať“.

V okne s výberom typu inštalácie kliknite na tlačidlo „Nastavenia“.

V parametroch inštalácie môžete vybrať, ktoré aplikácie z balíka majú byť nainštalované do vášho počítača. Kliknite na každý komponent a vyberte ho zo zoznamu „Komponent nie je k dispozícii“ nepotrebné aplikácie alebo „Spustite všetko z môjho počítača“ pre tie, ktoré chcete. Bližšie informácie nájdete na obrázku nižšie. Keď sa rozhodnete pre komponenty, kliknite na „Inštalovať“.

Počkajte, kým sa nainštaluje balík Microsoft Office. Inštalačný proces môže trvať až 20 minút, v závislosti od vybraných komponentov a rýchlosti počítača.

V poslednom okne kliknite na tlačidlo Zavrieť.

To je všetko, inštalácia balíka Microsoft Office na váš počítač bola úspešne dokončená. Aplikácie balíka Office môžete spustiť z ponuky Štart - Všetky programy - Microsoft Office.

Okrem Outlooku obsahuje balík Microsoft Office bežné aplikácie, ako je textový editor Word, tabuľkový editor Excel, aplikácia na elektronickú prezentáciu PowerPoint a databázová aplikácia Access.

Všetky tieto aplikácie sú nezávislé a samostatné, ale ich spoločné používanie otvára skutočne neobmedzené možnosti pri organizovaní kancelárskej práce. Používanie Outlooku spolu s inými aplikáciami, ktoré sú súčasťou balíka Microsoft Office, vám umožňuje:

• vytvárať správy s využitím všetkej sily textový editor Slovo. V porovnaní s relatívne slabými (aj keď dostatočnými) možnosťami, ktoré poskytuje lišta formátovania Outlooku, je Word schopný vytvárať bohaté dokumenty s rôznymi štýlmi a šablónami, ktoré obsahujú vložené objekty atď. Interakcii medzi programom Outlook a Word sa budeme venovať v prvom časť tejto kapitoly .... Táto časť bude navyše zahŕňať nástroj spoločný pre všetky aplikácie balíka Office - pošta po trase;
• vytváranie správ pomocou plného výkonu tabuľkového editora Excel. Vytvorenú tabuľku je možné jednoducho odoslať nielen ako priložený súbor, ale aj uložiť ako správu. Táto funkcia bude prediskutovaná v druhej časti tejto kapitoly. V tejto časti budeme tiež hovoriť o nástroji spoločnom pre všetky aplikácie spoločnosti Microsoft - umiestnenie dokumentov do zdieľaného priečinka;
• Vytvárajte schôdze, aby ste sa mohli zúčastniť elektronických konferencií v programe PowerPoint. Vytvorenie elektronickej konferencie priamo súvisí s používaním vyššie uvedenej aplikácie Microsoft NetMeeting (pozri časť 11.5 „Čistá schôdza“). Ako funguje PowerPoint s Outlookom, bude popísané v tretej časti;
• vytvárať správy pomocou programu Microsoft Access, ktorý sa dokáže pripojiť k vzdialenej databáze a zobrazovať informácie. Zdieľanie Outlook a Access vám umožňujú rýchlo exportovať a importovať údaje z priečinkov programu Outlook do tabuliek programu Access. Tejto možnosti sa budeme venovať v štvrtej a poslednej časti tejto kapitoly.

Outlook a Word

Interakcia medzi programami Outlook a Word je možno najtypickejším príkladom spolupráce. Vyššie som už spomenul, že používateľ môže ako editor správ určiť Microsoft Word.

Príklad 18.1. Word ako editor správ

(V aplikácii Outlook)

> Nástroje> Možnosti Správa

Použite Microsoft Word ako editor správ

Na čítanie správ RTF používajte program Microsoft Word

Ako príklad použitia Wordu zvážte vytvorenie správy, ktorá obsahuje kučeravý text a diagram, ktorý ukazuje štruktúru tejto knihy.

Vytvorte správu pomocou programu Word

Správu pomocou programu Word môžete vytvoriť dvoma spôsobmi:

• Spustite Word, vytvorte dokument a zvoľte> Súbor> Odoslať> Správa.
• Priamo v aplikácii Outlook výberom príkazu > Akcie> Nová správa s> Microsoft Word (obr. 18.1).

Ako vidíte na obrázku, podstata správy sa nezmenila, existujú polia na zadávanie príjemcov a automaticky sa pridal predmet správy, podpis a panel Maľovanie(Výkres), ale panel nástrojov bol výrazne obohatený Formátovanie(Formátovanie).

Ryža. 18.1. Správa z Outlooku (editor Microsoft Word)

Vložte kučeravý text

Poďme teda najskôr vytvoriť pekný nadpis pre našu správu pomocou objektu WordArt.

Príklad 18.2. Vložte WordArt

> Vložiť> Obrázok> WordArt

Vyberte požadovaný štýl písma OK

Text: = Štruktúra knihy Odvážne

(Panel formátovania) Stred

Výsledkom našich akcií je krásne navrhnutý text so žltou prechodovou výplňou v strede (obr. 18.2).

Na zmenu vlastností tohto objektu môžete použiť tlačidlá na rovnomennom paneli s nástrojmi. V našom prípade zmeňme farbu výplne zo žltej na modrú.

Ryža. 18.2. Text WordArt v správe

Ryža. 18.3. Dialógové okno Metódy výplne

Príklad 18.3. Zmeňte vlastnosti programu WordArt

(Na paneli s nástrojmi WordArt)

Farba a čiary formátu WordArt

Metódy farebnej výplne ...

Gradient

Jednofarebná farba 1 modrá

Stred poklopu

Varianty (obr. 18,3)

Vložiť graf

Ďalším krokom, ktorý zvažujeme, je vloženie diagramu, ktorý je mimochodom jednou z inovácií vo Worde.

Príklad 18.4. Vložiť graf

> Vložiť> Organizačná schéma ...

Vyberte typ grafu (obr. 18.4)

Ryža. 18.4. Dialógové okno Grafová knižnica

V tele správy sa zobrazí zástupný symbol, ktorý zobrazuje vybratý graf. Ale pozostáva z jedného „koreňa“ a iba troch „vetiev“, pričom táto kniha má štyri časti. Pridajme ešte jednu vetvu a zmeňme štýl grafu.

Príklad 18.5. Pridanie vetvy do diagramu

(Zvýraznite koreň diagramu)

(Na table Organizačná schéma) Pridať tvar

Automatický formát

Vyberte štýl grafu Bump Gradient

Teraz zostáva zadať text diagramu. Ak to chcete urobiť, kliknite raz ľavým tlačidlom myši na jeden z konektorov diagramu a zadajte príslušný text. Konečná verzia správy, upravená a naformátovaná pomocou programu Word, je znázornená na obr. 18.5.

Ryža. 18.5. Konečná verzia správy

Po vytvorení správy zostáva vyplniť polia Komu(To) a Téma(Predmet), potom stlačte tlačidlo poslať(Odoslať).

Komentovať

Pretože sa naša správa ukladá a odosiela vo formáte HTML, niektoré prvky formátovania sa môžu stratiť alebo zmeniť. Majte to na pamäti pri vytváraní správ vo Worde! Niekedy je lepšie len priložiť vytvorené správy ako prílohu.

Pripomeňme ešte raz, že uvažujeme iba tu všeobecný princíp spolupráca medzi aplikáciou Outlook a inými aplikáciami balíka Office. Okrem vkladania predmetov (ktorých je oveľa viac ako dvoch) existujú aj formuláre, rámce, štýly, tabuľky, polia ... Zoznam pokračuje ďalej a ďalej. Svet aplikácií Microsoft Office je široký a skutočne multifunkčný. Preskúmajte to súbežne s programom Outlook a ďalšími existujúcimi aplikáciami. Cestu nakoniec zvládne pešia ...

Odoslanie dokumentu po trase

Odoslaním dokumentu po trase(Smerovanie) označuje odoslanie dokumentu e -mailom kolegom v konkrétnom poradí. Sekvencia odosielania sa nazýva trasa dokumentu.

Po prijatí dokumentu môže adresát vykonávať svoje zmeny a pripomienky a odoslať dokument ďalej na trase. Na konci trasy, potom, čo si dokument zobrazia všetci príjemcovia uvedení v smerovacom zozname, môžete požiadať o vrátenie dokumentu alebo uviesť používateľa, pre ktorého je určený, napríklad projektový manažér.

Príklad 18.6. Odosielanie dokumentu po trase

> Súbor> Otvoriť ... (otvorte požadovaný dokument)

> Súbor> Odoslať> Pozdĺž trasy. ... ...

Nashatyrev Anton Komu

Mokhovikov Oleg To

Text správy: = Vážení kolegovia! Prečítajte si priložený dokument a vyjadrite svoje myšlienky a pripomienky k napísanému textu. Vopred vám ďakujem Yegor Usarov.

na oplátku

Návrat na konci

Sledovať stav

poslať

Komentovať

Pri spustení tohto programu sa v dialógových oknách zabezpečenia programu Outlook môže zobrazovať upozornenie na neoprávnené zásahy tretích strán a prístup k údajom programu Outlook. V takom prípade vždy súhlaste s povolením prístupu (koniec koncov, táto požiadavka pochádza z vašich akcií a očakávate ju).

Priradenú trasu je možné k dokumentu pripojiť, aby ho bolo možné odoslať nie okamžite, ale aj neskôr. Ak to chcete urobiť, v poslednom kroku programu musíte stlačiť tlačidlo Pridať(Pridať lístok).

> Súbor> Odoslať> Ďalší cieľ ...

Poslať dokument Anton Nashatyrev

Ak chcete odmietnuť odoslanie dokumentu po trase a trasu úplne odpojiť, musíte stlačiť tlačidlo jasný(Jasný).

Vráťme sa k príkladu. Po stlačení tlačidla poslať(Trasa), automaticky sa vygeneruje správa s textom uvedeným v poli Text správy(Text správy), a s priloženým dokumentom na odoslanie (obr. 18.6). Predpokladajme, že prvý adresát (v našom prípade je to Anton Nashatyrev) je nakonfigurovaný zodpovedne, tj. A samotný priložený dokument, a nielen ho číta, ale tiež do neho zadáva svoje priania a komentáre a potom ho pošle ďalšiemu korešpondentovi . Skúsme sledovať, ako sa to deje.

Ak chcete otvoriť samotný preposlaný dokument, príjemcovi stačí dvakrát kliknúť na ikonu priloženého dokumentu v správe. Ďalej príjemca vykoná zmeny v dokumente obvyklým spôsobom. Na konci práce musí dokument odoslať ďalej po trase.

> Súbor> Odoslať> Ďalší cieľ ...

Poslať dokument „Oleg Mokhovikov“

Ryža. 18.6. Poštová správa pre dokument

Čo sa stane potom? Najprv bude správa odoslaná ďalšiemu adresátovi do zoznamu adries - Olegovi Mokhovikovovi. Bude si môcť prečítať dokument s už vykonanými zmenami a vytvoriť si vlastný. Za druhé, pôvodný odosielateľ bude upozornený na pohyb dokumentu prostredníctvom zoznamu adries, pretože v dialógovom okne Trasa Začiarkavacie políčko (Routing Slip) bolo začiarknuté Sledovať stav(Stav sledovania).

Ak všetko pôjde dobre, dokument sa bude presúvať nahor do zoznamu adries, kým sa nevyčerpá celý zoznam adries pre daný dokument. Posledný adresát na trase bude požiadaný, aby vrátil zmenený dokument iniciátorovi distribúcie, a tým sa kruh uzavrie.

Na urýchlenie postupu môžete odoslať dokument nie jeden po druhom, ale všetky naraz. V tomto prípade zlúčenie zmien padá na plecia odosielateľa.

Outlook a Excel

Od samého začiatku knihy sme si pri vytváraní správy dali za cieľ preniesť nielen text, ale tabuľku ako telo správy. Použitie nástrojov Excelu vám umožňuje ľahko vyriešiť nielen problém s vkladaním tabuliek, ale aj súvisiacich komponentov (napríklad excelových grafov).

Ako príklad spolupráce Outlooku a Excelu môžete zvážiť odoslanie správy, ktorá obsahuje tabuľku s počtom strán pre každú časť zošita a tabuľku programu Excel, ktorá graficky zobrazuje percentuálny podiel každej časti v zošite.

Vytvorte správu v programe Excel

Rovnako ako v programe Word existujú dva spôsoby vytvorenia správy. Ak sme ale vo Worde zvolili druhú možnosť (písanie správy z Outlooku), teraz sa pozrime na odoslanie tabuľky priamo z Excelu.

Ryža. 18.7. Správa programu Outlook (editor programu Microsoft Excel)

Príklad 18.9. Vytvorte správu v programe Excel

> Súbor> Odoslať> Správa

Zahrnúť aktuálny hárok do tela správy

Predmet: = Štatistiky

Úvod: = Táto správa obsahuje ...

Komentovať

Do poľa Úvod môže používateľ zadať textová správa(komentár) pred tabuľkou.

Ako bolo uvedené vyššie, zvážime odoslanie tabuľky uvedenej na obr. 18.10. V tejto fáze tabuľka obsahuje iba text a nemá žiadne ďalšie formátovanie.

Práca so stolom

Pred odoslaním správy obsahujúcej tabuľku je vhodné ju naformátovať: zvýrazniť hlavičku, podčiarknuť okraje atď. Možnosti programu Outlook vám však umožňujú tabuľku nielen formátovať, ale aj pracovať na jej logike. V príklade 18-10 sme pridali ďalší riadok „Celkom“ obsahujúci súčet všetkých strán v knihe a podľa toho sme tabuľku štylizovali.

Ak sa text správy nezmestí do bunky, môžete jej okraje zväčšiť. Za týmto účelom presuňte ukazovateľ myši na križovatku s názvom alebo číslovaním buniek (ukazovateľ bude mať podobu dvojitej šípky) a pri podržaní ľavého tlačidla myši presuňte hranice stĺpcov alebo riadkov na požadované vzdialenosť.

Príklad 18.10. Práca s tabuľkou programu Excel

(Úpravy)

A6: = Celkom

Wb Autosum (Formátovanie)

A1: Wb (vyberte a podržte stlačené ľavé tlačidlo myši)

> Formátovať > Automatický formát ...

Ryža. 18.8. Formátovaná správa s tabuľkou programu Excel

Komentovať

Okrem použitia automatického štýlu môžete použiť ďalšie formátovanie pomocou tlačidiel na rovnomennom paneli s nástrojmi.

Vložte tabuľku programu Excel

Ďalším krokom, ktorý demonštruje možnosti programu Excel a jeho používanie v programe Outlook, je vytvoriť graf, ktorý graficky predstavuje údaje na pracovnom hárku.

Príklad 18.11. Vložiť graf programu Excel

> Vložiť> Graf ... Štandardné

Typ kruhový

Názov grafu: = Výhľad v origináli

Podiely na podpise údajov

Ryža. 18.9. Vynesený diagram

Komentovať

Ak by sme pred začatím kreslenia grafu nevybrali rozsah A2: B6, mohli by sme ho nastaviť neskôr, v druhom kroku sprievodcu grafom. Vôbec nie je potrebné ručne zadávať zložitý vzorec do poľa Rozsah údajov. Stačí na pracovnom hárku vybrať požadovaný rozsah pomocou myši a dialógové okno sprievodcu sa zrúti, aby nerušilo výber, a vzorec sa zobrazí automaticky.

Po vložení grafu môže prekrývať používanú tabuľku. Ak chcete diagram presunúť, stačí ho vybrať a podržaním ľavého tlačidla myši ho potiahnuť na požadované miesto.

Teraz sa obrátime priamo na samotný diagram. Všetky prvky sú zobrazené jasne a krásne, s výnimkou samotného dátového kruhu, ktorý sa ukázal byť veľmi malý. Ak chcete zväčšiť oblasť vykresľovania diagramu, musíte kliknúť na neviditeľný štvorec, do ktorého je vpísaný kruh a vysvetlenia textu (obr. 18.9). Zobrazí sa štvorcové pole s úchytmi výberu v rohoch. Zaháknite tieto držadlá a ťahajte a roztiahnite výberové pole, kým kruh nebude mať požadovanú veľkosť.

Správa je teda úplne pripravená na odoslanie, zostáva zadať adresu príjemcu správy a stlačiť tlačidlo Poslať list(Pošlite tento hárok).

Zvlášť zaujímavé je, ako sa naša správa zobrazí používateľovi, pretože po prvé je konvertovaná do formátu HTML a za druhé, nie každý príjemca môže mať nainštalovaný program Excel. Po odoslaní a prijatí správ prejdite na v priečinok Doručená pošta(Doručená pošta) a otvorte vytvorenú správu (obr. 18.10).

Ryža. 18.10. Prijatá správa s tabuľkou a grafom

Najprv, ako vidíte, text zadaný do poľa Úvod(Úvod) predchádza tabuľke a je od nej oddelená tyčou. Za druhé, formát tabuľky je zachovaný. A nakoniec je našou pýchou, že diagram je úplne rovnaký ako vytvorený (formát, údaje atď.). Jediné, čo chýba, je, že pri vytváraní našej správy z Excelu, nie z Outlooku, neexistuje žiadny podpis. Túto chybu je možné opraviť vykonaním príkazu> Vložiť> Podpis> S pozdravom pred odoslaním.

Príklad 18.12. Vložte podpis

> Vložiť> Podpis> S pozdravom

Komentovať

Vo všeobecnosti sú niekedy potrebné ďalšie úpravy a formátovanie správ, ak nie sú požadované. Po vytvorení tabuľky (pomocou programu Excel) môže používateľ správu vždy otvoriť a upraviť: vložiť podpis alebo niekoľko ďalších poznámok, ako aj pridať pozadie, pridať obrázok atď.

Priečinok na výmenu

Práca s priečinkami Exchange je rovnaká pre všetky aplikácie balíka Office ako smerovanie pošty. Podstatou tejto funkcie je umiestnenie aktívneho dokumentu do verejných priečinkov servera Microsoft Exchange. Používateľ tak otvorí prístup k tomuto dokumentu všetkým účastníkom. pracovná skupina.

Príklad 18.13. Odoslať do priečinka Exchange

> Súbor> Odoslať> Priečinok Exchange ...

Vyberte priečinok < Общая папка>

Po umiestnení dokumentu do zdieľaného priečinka ho môže každý z používateľov otvoriť kliknutím na zodpovedajúci odkaz v okne na prezeranie informácií (obr. 18.11).

Outlook a PowerPoint

Microsoft PowerPoint je všestranný nástroj na prípravu prezentácií. Po vytvorení prezentácie ju môže používateľ predviesť na miestny počítač a urobte online prezentáciu pre celú pracovnú skupinu. Prezentácia v programe PowerPoint je vo formáte HTML, a preto si ju účastníci môžu pozrieť iba v prehliadači internet Explorer 4,0. Týmto spôsobom môže byť prezentácia vykonaná v celej spoločnosti a medzi členmi malej skupiny na rôznych miestach. Počet účastníkov nie je obmedzený, ale ak sa prezentácie zúčastňuje viac ako 16 poslucháčov, musíte na jeho uskutočnenie použiť špeciálny server. Aplikácia Microsoft Server NetShow.

Problém každého stretnutia je plánovanie. Na konferenciu je, samozrejme, okrem želania rečníka potrebný aj súhlas účastníkov. V prípade pravidelnej konferencie je účasť všetkých aktérov potvrdená skutočnosťou, že sa všetci stretávajú spoločne a približne v rovnakom čase v miestnosti určenej na konferenciu. Prednášajúci môže naplánovať elektronickú schôdzu v programe PowerPoint ako ktorúkoľvek inú schôdzu pomocou programu Outlook.

Ryža. 18.12. Prezentácia a dialógové okno Naplánovanie prezentácie vo vysielaní

Príklad 18.14. Plánovanie vysielania Prezentácie v programe PowerPoint

> Prezentácia> Živé vysielanie> Nastaviť a naplánovať ...

Popis: = « Microsoft Outlook 2002 v origináli “(obr. 18.12)

Parametre ... Nastavenia vysielania (obr. 18.13)

Režim zobrazenia je možné zmeniť

Priradiť ...

Zadajte alebo vyberte meno:< účastníci prezentácie

Povinné

poslať

(Zobrazí sa dialógové okno s oznámením, že vysielanie je naplánované.)

Ryža. 18.13. Dialógové okno Vysielacie parametre

Komentovať

Prepínače Iba zvuk(Iba zvuk) a Video a zvuk Inštalácia (Video a audio) má zmysel, ak je počítač moderátora vybavený mikrofónom a videokamerou a počítače účastníkov sú vybavené zariadením na prehrávanie zvuku a videa. V našom prípade to nepredpokladáme, takže je začiarkavacie políčko začiarknuté Nie(Žiadne).

Automaticky vyplnený formulár schôdze (obr. 18.14) je identický s tými, o ktorých sme hovorili vyššie, Ďalšie informácie nájdete v Kapitola 2, Kalendár a Kapitola 10, Tímová práca v programe Outlook.

Komentovať

Jediný predpokladom Priame vysielanie prezentácie širokému publiku je prítomnosť počítačového pripojenia k sieti (globálnej alebo lokálnej). Pridané vlastnosti je možné vynechať, ak to technické podmienky neumožňujú.

Po dohodnutí načasovania a zloženia účastníkov môžete pristúpiť priamo k samotnej ukážke.

Ryža. 18,14. Montážny formulár

Príklad 18.15. Priamy prenos z prezentácie

> Prezentácia> Živé vysielanie> Spustiť vysielanie ...

Pri organizovaní plánovanej konferencie ju moderátor chce vysielať pomocou rozhrania plánovania schôdzí v programe Outlook 2002. V určený čas sa na počítačoch účastníkov zobrazí okno s pripomienkou schôdze, kde sa účastníkovi zobrazí tlačidlo, po kliknutí na ktoré načíta sa úvodná stránka prezentácie (obr. 18.15). Moderátor ovláda zmenu snímok. Na obrazovkách počítačov účastníkov sa zobrazujú diapozitívy rovnakým spôsobom ako vo formáte normálny režim prezentácia.

Ryža. 18.15. Hlavná stránka živého prenosu prezentácie

Počas prezentácie môžu účastníci viesť súkromné ​​diskusie, klásť moderátorovi otázky a dostávať odpovede prostredníctvom e -mailu prostredníctvom aplikácie Outlook.

Outlook a Access

Microsoft Access je univerzálny systém na správu databáz a Outlook je univerzálny systém na správu informácií. Na základe týchto definícií je prirodzené predpokladať, že tieto aplikácie majú určité prostriedky na vzájomnú výmenu informácií. Okrem výmeny informácií je však program Outlook, ako napríklad Word alebo Excel, schopný vytvárať správy pomocou Nástroje spoločnosti Microsoft Prístup. Iba v tomto prípade tieto nástroje nespadajú do oblasti formátovania alebo úprav, ale do oblasti poskytovania údajov na ich odosielanie a publikovanie.

V tejto časti sa pozrieme na príklad importu informácií z adresára programu Outlook do databázy programu Access a vytvorenie správy obsahujúcej informácie, ktoré ste práve importovali.

Výmena informácií

Najprv otvorte Access a vytvorte databázu. Potom bude naším cieľom vytvoriť tabuľku obsahujúcu údaje z adresára programu Outlook.

Príklad 18.16. Importujte údaje z Outlooku do Accessu

> Súbor> Externé údaje> Importovať ...

Typ Súbory programu Outlook(Sprievodca importom z Exchange / Outlook sa spustí automaticky)

> Adresáre> Adresár kontaktov programu Outlook

V novej tabuľke

(V tomto kroku sa navrhuje určiť parametre importovaných údajov a zistiť, či je potrebné ich vôbec importovať)

Dováža

Importovať do tabuľky: = Kontakty

Ryža. 18,16. Tabuľka programu Microsoft Access s importovanými údajmi

Po importe sa podľa očakávania v Accesse zobrazí nová tabuľka Kontakty, obsahujúce informácie z adresára programu Outlook. Výsledok importu je znázornený na obr. 18,16.

Práca so stránkou prístupových údajov

Zvážte nasledujúci príklad. Povedzme, že jeden z účastníkov projektu vytvoril databázu, ktorej informácie sú zaujímavé a môžu byť nevyhnutné pre ostatných členov tímu. Existuje niekoľko riešení tohto problému, ale zameriame sa na možnosť odoslania správy obsahujúcej stránku prístupových údajov. V skutočnosti správa obsahuje iba stránku HTML s objektom ActiveX, ktorá sa pripája k databáze a zobrazuje údaje.

Príklad 18.17. Vytvorte správu na stránke Prístupové údaje

> Akcie> Nová správa pomocou ...> Microsoft Office> Stránka s údajmi programu Microsoft Access

(Prístup sa otvorí pomocou sprievodcu Nová stránka prístup k údajom)

Konštruktér

Výber zdroja údajov: =< Databáza>

Po vykonaných postupoch sa otvorí stránka s dátovou mriežkou. V prvom rade teda musíte umiestniť informačné polia, ktoré budú na stránke. Ak to chcete urobiť, presuňte požadované polia do mriežky tabuľky a nahraďte jeho názov, napríklad Kontakty. Potom zadajte meno príjemcov správy a kliknite na tlačidlo Pošlite kópiu.

Pred odoslaním správy môže používateľ vidieť, ako sa zobrazí príjemcovi. Ak to chcete urobiť, vyberte príkaz> Súbor> Náhľad internetové stránky. Otvorí sa webový prehliadač s načítanou stránkou, ktorá sa rovnakým spôsobom zobrazí príjemcovi správy.

Ryža. 18.23. Webová stránka s údajmi z Accessu

Použitie tlačidiel Späť a ďalej, môžete prechádzať údajmi v tabuľke Kontakty. Ak zadáte príslušné prístupové parametre, môžete tabuľku upravovať (pridávať alebo odstraňovať záznamy), organizovať filtrovanie údajov atď. To však presahuje rámec tejto knihy.

Zhrnutie

V tejto kapitole sme sa teda pozreli na to, ako môžu Office a Outlook spolupracovať. Skutočne, Práca s výhľadom spolu s nástrojmi poskytovanými programami Word, Excel, PowerPoint a Access vám umožňuje vytvárať bohaté správy a organizovať pohodlnejšiu výmenu informácií a prístup.

• Slovo. Formátovanie správy. Používanie Wordu ako predvoleného editora. Odoslanie dokumentu po trase.
• Excel. Vytvorte správu pomocou tabuľky a grafu. Umiestnenie dokumentov do verejných priečinkov na serveri Exchange.
• Power Point. Zorganizujte online stretnutie, na ktorom budete môcť predviesť svoju prezentáciu.
• Prístup. Importujte údaje z Outlooku do Accessu. Vytvorte správu, ktorá obsahuje stránku Prístupové údaje.