Ilya Vyatkin
Diagramy, ktoré vytvoríte v programe Visio 2010, je možné použiť rôznymi spôsobmi:
- Vložte do dokumentu pre neskoršiu tlač.
- Použiť ako elektronický dokument.
- Uložte na prenos tretím stranám.
- Vytlačte na samostatný list.
Možno vás napadnú ďalšie úlohy. Pozrime sa, ako funguje práca s hotovými schémami.
Vložte do dokumentu
Za najbežnejší prípad použitia zvážme vloženie diagramu Visio 2010 do dokumentu programu Word 2010. Po jeho zvládnutí sa môžete ľahko vyrovnať s inými programami balíka Microsoft Office 2010.
Takže máte dokument s textom, pre ktorý ste nakreslili vlastný obrys. V okne Visio 2010 prejdite na stránku s požadovaným diagramom a kliknite na
Nejde však o jednoduchý obrázok. Dvojitým kliknutím myšou sa editor Visio otvorí priamo v okne programu Word (pozri obrázok 1). Dokonca aj pás s nástrojmi programu Word sa nahradí pásom s nástrojmi Visio 2010 a iba kartou "Súbor" so zodpovedajúcou sadou príkazov chýba.
Pri príprave diagramov v programe Microsoft Visio ich niekedy používatelia potrebujú previesť do rôznych grafických formátov: BMP, PCX, GIF atď. Na vyriešenie tohto problému štandardné prostriedky nemožné. Preto musíte použiť ďalšie nástroje, napríklad program Universal Document Converter. Tento nástroj je virtuálna tlačiareň, pomocou ktorej môžete rýchlo a jednoducho prevádzať diagram z programu Visio do grafický súbor jeden z bežných formátov.
Ak chcete previesť diagramy z programu Visio na grafické súbory:
"V našom oddelení používame." Microsoft Access a Microsoft Visio. Predtým sme na prípravu dokumentov na odoslanie do archívu museli najskôr vytlačiť na tlačiarni a potom pomocou skenera prijať Súbory TIFF... V súčasnej dobe používame Universal Document Converter, ktorý šetrí náš čas a peniaze. Je pre nás veľmi dôležité, aby vám Universal Document Converter umožňoval export dokumentov z rôzne aplikácie do jedného viacstránkového TIFF. “
Obsah grafu vrátane tvarov a metadát môžete do dokumentu programu Word automaticky pridať pomocou Export do Wordu... Potom dokument použite ako základ pre procesné smernice a prevádzkové pokyny. Napríklad:
Technik podpory má vývojový diagram žiadosti o službu s detailné informácie oddelenia, vlastníci a plány úloh. Vytvorí návod na použitie v dokumente programu Word.
Náborový pracovník má organizačnú schému s metadátami tvaru, ako sú aktuálne počty zamestnancov, voľné pracovné miesta a tímové rozpočty. Odosiela prevádzkovú správu pomocou dokumentu programu Word.
Obchodný analytik aktualizuje pracovný postup na základe importovaných údajov, ktoré majú KPI ako náklady, trvanie a stav zobrazené ako grafické údaje. Každý mesiac posiela dokument programu Word na adresu cloud-ové úložisko OneDrive poskytuje prístup zainteresovaným stranám.
Poznámka: Táto funkcia je k dispozícii iba pre používateľov s plánom Visio 2. Ak nepoznáte svoju verziu Visia, na karte Súbor vyber si Účet > O programe Visio... Odborníci v oblasti IT, ktorí spravujú proces aktualizácie Office 365, môžu zistiť, ktoré aktualizácie sú k dispozícii v každom kanáli, na stránke vydaní aktualizácií kanála.
Exportujte diagram Visia do dokumentu programu Word
výsledky: Dokument programu Word bol vytvorený. Môžete v ňom vykonať zmeny podľa svojich predstáv. Ako minimálny objem odporúčame vykonať nasledujúce kroky:
Chcete zanechať recenziu alebo nahlásiť chybu?
Povedzte nám, ako sa zlepšiť túto funkciu! Pošlite nám svoju spätnú väzbu na to, ako Visio prevádza dokumenty do Wordu.
Diagramy, ktoré vytvoríte v programe Visio 2010, je možné použiť rôznymi spôsobmi:
- Vložte do dokumentu pre neskoršiu tlač.
- Použiť ako elektronický dokument.
- Uložte na prenos tretím stranám.
- Vytlačte na samostatný list.
Možno vás napadnú ďalšie úlohy. Pozrime sa, ako funguje práca s hotovými schémami.
Vložte do dokumentu
Za najbežnejší prípad použitia zvážme vloženie diagramu Visio 2010 do dokumentu programu Word 2010. Po jeho zvládnutí sa môžete ľahko vyrovnať s inými programami balíka Microsoft Office 2010.
Takže máte dokument s textom, pre ktorý ste nakreslili vlastný obrys. V okne Visio 2010 prejdite na stránku s požadovaným diagramom a kliknite na
Nejde však o jednoduchý obrázok. Dvojitým kliknutím myšou sa editor Visio otvorí priamo v okne programu Word (pozri obrázok 1). Dokonca aj pás s nástrojmi programu Word sa nahradí pásom s nástrojmi Visio 2010 a iba kartou "Súbor" so zodpovedajúcou sadou príkazov chýba.
Obrázok 1 - Úprava diagramu Visia priamo v okne programu Word
Vytvorenie celého diagramu tu nebude veľmi pohodlné, ale táto metóda je ideálna na rýchle úpravy. Ak sa chcete vrátiť k úprave textu, kliknite na ľubovoľnú prístupnú časť okna programu Word 2010.
Ak nechcete vložiť celý diagram do jedného z dokumentov, nemusíte vo Visiu vytvárať duplikáty s vybranou časťou. Vyberte požadované prvky, skopírujte ich a prilepte ich do dokumentu. Všetky nevybrané prvky obrázku nebudú použité.
Obrázok 2 - Prebytky vloženého obvodu
Ako som povedal, keď vyberiete niektoré prvky, môže sa objaviť prebytok (pozri obr. 2). Na stenách sa teda objavili podpisy. Môžete sa im vyhnúť bez vytvorenia novej schémy? Áno, existuje spôsob. Po vložení prvkov otvorte vstavaný editor Visio 2010 dvojitým kliknutím na vložený objekt a potom vyberte súčasti diagramu (
Na vloženie celého diagramu nemusí byť spustený Visio 2010. V programe Word 2010 sa karta "Vložiť" tlačidlo výberu "Objekt" a zadajte cestu k uloženému dokumentu * .vsd (pozri obr. 3).
Obrázok 3 - Vloženie diagramu Visio prostredníctvom ponuky „Objekt“
To zvyšuje veľkosť súboru programu Word o veľkosť súboru programu Visio. Ak sa tomu chcete vyhnúť, použite túto možnosť "Odkaz na súbor"... Avšak pri prenose Dokument Word alebo pri zmene cesty k schéme sa vložený obrázok stratí. Ak chcete zachovať odkaz na prenos súborov, použite relatívnu cestu. Dokument je napríklad uložený v priečinku pod menom dokument. docx... Volal sa diagram schéma. vsd... Potom bude relatívna cesta - schéma. vsd... Zadajte názov súboru do zodpovedajúceho riadka bez stlačenia akýchkoľvek tlačidiel "Prehľad", a výsledok uložte. Ak teraz prenesiete alebo presuniete oba súbory, odkaz bude zachovaný.
Popísané metódy fungujú v programe PowerPoint, ale rýchle úpravy v nich nie sú možné - diagram je vložený ako bitová mapa.
Diagramy Visio 2010 môžete týmto spôsobom vložiť priamo do tela e -mailu. Outlook mail 2010, ale myslím si, že to nie je najlepšia voľba. Destinácia sa nepoužíva poštový program Outlook nedostane diagram Visia, ale skupinu súborov obrázok001. emz a oledata. mso... A ak pozeráte vektorový obrázok vo formáte EMZ nie je ťažké, potom úprava obvodu nebude fungovať. Je lepšie pripojiť diagram Visio 2010 ako súbor VSD aby sa dal upravovať, alebo ho uložte ako bitmapu. O ukladaní súborov do rôzne formáty a budú prediskutované v ďalšej časti.
Ukladanie súboru na prenos
Aj keď používatelia vašich diagramov nemajú nainštalovaný Visio 2010, je pravdepodobné, že ich uvidia. Distribúcia Microsoft Office štandardne obsahuje prehliadač diagramov Visio. Ak tam nie je, nájdete ho na webovej stránke spoločnosti Microsoft:
- Visio Viewer 2007 (7,7 MB) + Service Pack 2 (až 10 MB)
- Zobrazovač beta verzie Visio 2010 (16,7 MB pre 32-bitový a 29,5 MB pre 64-bitový)
Tieto distribúcie sú však dosť objemné a ich inštalácia vyžaduje ďalšie úsilie. Koncový používateľ možno nebude chcieť znova pohnúť myšou. Diagramy však môžete exportovať do mnohých grafických formátov, ktoré sa otvoria na akomkoľvek počítači. Pozrime sa podrobnejšie na tie najčastejšie používané.
Obrázok 4 - Podporované formáty súborov na ukladanie
Krátky záver: používať formáty Obrázok PNG alebo GIF na prenos schém, ktoré neobsahujú plnofarebné fotografie a prechody. Pre rozloženie s fotografiami a prechodmi to funguje najlepšie. Jpeg s nastavením kvality nad 75%. Iné formáty (okrem natívnych VSD) budete potrebovať len zriedka.
Nezabudnite, že postup uloženia musíte zopakovať v rastrový formát(PNG, GIF, JPEG atď.) Pre každý stránky vášho dokumentu.
Výsledné obrázky môžete použiť na internete, v dokumentoch alebo iným spôsobom. Na ich zobrazenie nepotrebujete Visio 2010 ani jeho prehliadač súborov.
Tlačové diagramy
Otvorte sekciu "Tuleň" v záložke "Súbor". Visio 2010 neponúka toľko možností ako Word 2010. Existujú iba "Tuleň", "Rýchla tlač" a "Náhľad".
Pri výbere "Rýchla tlač" Visio 2010 vytlačí diagram na predvolenú tlačiareň pomocou štandardné nastavenia... Táto možnosť existuje pre tých ľudí, ktorí nechcú rozumieť dialógovým oknám. "Tuleň" otvorí štandardné okno pre tlač, kde môžete ovládať ovládač tlačiarne. Ale nakreslili sme dosť komplexnú ilustráciu a chceme dosiahnuť očakávaný výsledok, nie prasa v žite, takže si vyberieme "Náhľad"(pozri obr. 6).
Obrázok 6 - Okno Náhľad pred tlačou
Tu sa zobrazí diagram tak, ako by to vyzeralo na kúsku papiera. Monochromatická tlačiareň samozrejme nebude schopná reprodukovať farby a musíte to mať na pamäti.
Kliknite na tlačidlo "Hlavičky a päty" na pridanie informácií v hornej alebo spodnej časti listu. V okne, ktoré sa otvorí, môžete zadať až šesť takýchto prvkov s rôznym umiestnením. Kliknutím na tlačidlo s trojuholníkom môžete vložiť servisné informácie (pozri obr. 7).
Obrázok 7 - Pridávanie hlavičiek a päty
Kliknite na tlačidlo "Nastavenia stránky" vyvoláte dialógové okno nastavení (pozri obrázok 8).
Obrázok 8 - Okno nastavení tlače
Tu je za tlač zodpovedná iba jedna karta so samovysvetľujúcim názvom. "Nastavenie tlače"... Môžete špecifikovať veľkosť papier, orientácia výber a zmena mierka... Ak máte tlačiareň väčšiu ako A4, môžete diagram vytlačiť na zodpovedajúcom hárku jeho výberom v zozname "Papier v tlačiarni", ale s najväčšou pravdepodobnosťou máte štandardnú tlačiareň - formát A4. Bez prístupu k veľkoformátovej tlačiarni môžete zadaním hodnoty získať veľkú schému mierka o viac ako 100%alebo zvýšením počtu strán na šírku alebo na výšku. Zadaním 4 strán v každom smere teda môžete získať tabuľku A0 na tlačiarni A4. 16 hárkov stačí vystrihnúť a nalepiť sami. Ale toto je samostatný príbeh (pozri obr. 9).
Obrázok 9 - Výsledok lepenia listov zväčšenej schémy
Výberom veľkej mierky uvidíte v okne náhľadu už zväčšený obrázok. Na prepínanie medzi časťami diagramu použite tlačidlá „Nasledujúca / predchádzajúca dlaždica“(pozri obr. 6). Tieto tlačidlá sú tiež zodpovedné za prepínanie medzi stránkami.
Upozorňujeme, že kvalita vektorovej ilustrácie nie je ovplyvnená priblížením. Ak sa pokúsite týmto spôsobom zväčšiť rastrový obrázok (napríklad fotografia vo formáte JPEG), nevyhnutne získate rozmazanú tlač s rozšírenými artefaktmi kompresie (štvorcová mriežka, svätožiara v kontrastných oblastiach atď.).
Môžete tlačiť mriežka dokument zaškrtnutím príslušnej možnosti. Štandardne sa mriežka nezobrazuje.
Záver
Visio 2010 je pomerne úzko integrovaný s aplikáciami balíka Microsoft Office 2010. To umožňuje pohodlne používať diagramy v rôznych druhoch dokumentov (textových, tabuľkových atď.). Súčasne nie je potrebné program volať, aby robil malé úpravy.
Napriek tomu, že zloženie kancelársky balík Súčasťou je prehliadač diagramov Visio 2010, často bude dôvod uložiť obrázok vo formáte bitmapy. Používajte formáty GIF, PNG a JPEG pre malé veľkosti súborov s veľkou všestrannosťou. Následné úpravy exportovaných schém budú náročné, ale často zbytočné. Kópiu diagramu by ste si v každom prípade mali nechať v natívnom formáte Visio 2010 - VSD.
Diagramy sa široko používajú v rôznych dokumentoch, ale dajú sa vytlačiť aj samostatne. Visio 2010 má vstavanú schopnosť tlačiť obrázky v štandardnom aj zväčšenom formáte, čo vám v niektorých prípadoch umožňuje zaobísť sa bez tlačových služieb.
Ak chcete pokračovať v práci s predtým vytvoreným dokumentom, musíte otvoriť príslušný súbor. To je možné vykonať niekoľkými spôsobmi, z ktorých najľahšie je dvakrát kliknúť na ľavé tlačidlo myši na ikonu súboru v okne Prieskumník systému Windows... Tým sa automaticky spustí Microsoft Visio a vami určený dokument sa v ňom otvorí na úpravu.
Súbory Visio sú ľahko rozpoznateľné podľa výrazných ikon modrej farby Navyše, ak pracujete so systémom Windows 7, okno Prieskumníka zobrazí zmenšené kópie diagramov a diagramov v súboroch (obr. 2.8). Ak je Visio už spustené a pripravené na spustenie, môžete existujúci výkres otvoriť pomocou príkazu Súbor -> Otvoriť alebo tlačidlá Otvorené umiestnené na paneli s nástrojmi.
Zavolaním tohto príkazu alebo kliknutím na tlačidlo sa na obrazovke zobrazí okno pre výber dokumentu, ktoré je znázornené na obr. 2.9. Ísť do požadovaný priečinok, kliknutím na ľavé tlačidlo myši vyberte požadovaný dokument a stlačte tlačidlo Otvorené.
Ak vami zvolený priečinok obsahuje veľa rôznych súborov, môžete „filtrovať“ súbory požadovaného typu pomocou rozbaľovacieho zoznamu umiestneného v pravom dolnom rohu okna. V predvolenom nastavení je v tomto zozname vybratá možnosť Všetko. Súbory Visio, ktorý umožňuje zobrazovať iba súbory formátov, ktoré tento program plne podporuje.
Ak je váš počítač v prevádzke Systém Windows Vista alebo 7/8, potom pri hľadaní súboru zadajte časť jeho názvu do poľa Vyhľadávanie umiestnené v hornej časti okna.
Výberom položky Otvorené alebo Otvoriť originál, môžete začať pracovať so súbormi v normálny režim... Zmeny vykonané v dokumente počas procesu úprav sa uložia do rovnakého dokumentu. Ak nechcete, aby zmeny ovplyvnili pôvodný dokument, zvoľte Otvoriť ako kópiu... V takom prípade dostane dokument nový názov ihneď po otvorení a jeho úprava sa neprejaví v pôvodnom súbore. Kópia dokumentu s novým názvom bude umiestnená v Náhodný vstup do pamäťe počítač. Ak ho chcete zapísať na disk, použite príkaz Súbor -> Uložiť alebo Súbor -> Uložiť ako.
Ďalším spôsobom, ako chrániť pôvodný súbor pred náhodným uložením v upravenej forme, je otvoriť ho iba na čítanie. To je možné vykonať pomocou príkazu Otvoriť na čítanie z ponuky tlačidla Otvoriť (pozri obr. 2.10). Keď sa pokúsite uložiť upravený dokument, budete vyzvaní, aby ste preň vybrali nový názov.
Najlepší spôsob, ako chrániť dôležité dokumenty pred náhodnými zmenami alebo poškodením, je vytvoriť ich včas. zálohy... Ak sú takéto kópie uložené mimo počítača, napríklad na diskoch CD, budú spoľahlivo chránené nielen pred neopatrným upravovaním, ale aj pred poruchou zariadenia alebo infekciou počítačovými vírusmi.
Pre ešte väčší užívateľský komfort ukladá Microsoft Visio informácie o nedávno upravených dokumentoch, ako aj šablóny používané na vytváranie nových diagramov. Zoznam troch nedávno použitých šablón je zobrazený v centrálnej časti okna programu na obr. 2.11. V pravej časti okna je zoznam dokumentov, ktoré boli nedávno otvorené na úpravu. V ponuke je navyše zoznam nedávno otvorených dokumentov Súbor(pozri obr. 2.12). Pomocou príslušného príkazu môžete rýchlo otvoriť požadovaný dokument.
