22. marca 2017 Apple dokončil kúpu známej aplikácie Workflow, určenej na automatizáciu rôznych procesov na iOS. Pracovný tok je skvelým príkladom toho, ako využiť nové funkcie a uľahčiť používateľom život. Od tohto momentu sa aplikácia začala rozširovať Obchod s aplikaciamiúplne zadarmo.

V kontakte s

Optimalizujte vykonávanie rutinných úloh – nie je to skvelé? V tomto zmysle je iOS veľmi zaujímavý – koniec koncov, od iOS 8 v mobilnej prevádzke Systém Apple Zdá sa, že rozšírenia vykonávajú akcie a zdieľajú údaje v celom systéme.

Ako funguje pracovný postup?

Princíp činnosti Pracovný tok podobne ako pre macOS. Používateľ si vyberie jeden zo záujmových modulov, pretiahne ho na správne miesto a vytvorí tak systémovú úlohu. Rozdiel medzi programom a vstavaným softvérom macOS od Apple spočíva v dotykovom rozhraní s oveľa prívetivejším dizajnom. Vďaka nemu pochopí program aj nepripravený používateľ.

Hlavnou nevýhodou aplikácie pre tento moment je nedostatok ruskej lokalizácie. Pravdepodobne po zakúpení aplikácie spoločnosťou Apple, bude tento problém vyriešený čo najskôr.

Ako vytvoriť optimalizovaný proces? Na ľavej strane obrazovky je zoznam modulov, z ktorých je program „zložený“. Moduly zvolené používateľom sú zobrazené vpravo. V našom príklade ide o proces vytvárania súborov .GIF. Všetko je nastavené nasledovne: kamera iPadu nasníma štyri snímky, potom na príkaz Pracovný tok z nich (nastaví sa slučka „slučka“, veľkosť sa automaticky nastaví). Následne sa výsledok skopíruje do schránky a používateľ si s ním môže robiť, čo chce – napríklad prejsť do Správy a poslať ukážku svojej práce priateľom. Ak chcete, môžete pridať ďalší modul - napríklad automatické skopírovanie súboru GIF do nového písmena Email.

Ale to nie je všetko! Pracovný tok vám umožňuje urobiť viac, než len uložiť autoproces do úložiska súborov v rámci aplikácie. Tu môžete zájsť ešte ďalej – konkrétne vytvorte jeho ikonu na domovskej obrazovke pre rýchly prístup k súboru bez otvárania samotnej aplikácie!

Nakoniec, vďaka demokratizmu iOS tu môžete vytvárať rozšírenia pre ponuku akcií a pohodlný widget (pre iOS 10+). Používateľ Pracovný tok, napríklad dokáže pridať možnosť „Vytvoriť súbor PDF zo stránky“ do zoznamu bežných akcií pre stránku Safari. Pohodlne? Viac ako.

Oficiálne video:

Odteraz program Pracovný tok k dispozícii pre iPhone aj iPad zadarmo.

Opäť otváram App Store s myšlienkou „dobre, prečo sem do pekla leziem, všetky programy sú už dávno vynájdené, každý sa používa“. Ale ako sa hovorí, všetko nové je už dobre zabudnuté staré a na povrch zrazu vyskočia veteránske aplikácie, ktoré stále držia latku a zrazu sa ocitnú vo veľkom dopyte. Dnes urobíme na iPhone jedným kliknutím to, čo na Androide bude potrebné urobiť desiatimi kliknutiami.

Aplikácia Workflow je pracovné prostredie, ktoré vám umožňuje automatizovať vaše procesy. Takmer akýkoľvek proces. Tí, ktorí používajú Mac, pravdepodobne vedia, čo je utilita Automator. Aplikácia, ktorá vám umožňuje vytvoriť akúkoľvek vlastnú funkciu alebo kombináciu akcií v systéme a priradiť jej samostatné tlačidlo alebo klávesové skratky a potom jednoducho reprodukovať rutinné úlohy jedným kliknutím. Aby ste však mohli používať Automator, musíte byť prinajmenšom génius a prečítať si množstvo skriptovacích manuálov. Workflow na iPhone vám umožňuje robiť všetky rovnaké veci bez akýchkoľvek znalostí.

Ak ste si prečítali prvé dva odseky a ničomu ste nerozumeli, pokúsim sa vám na reálnom príklade vysvetliť, čo sa dá robiť pomocou Workflow.

Tu je tretí primitívny scenár. V systéme iOS nemôžete nastaviť klientov aplikácií tretích strán ako predvolené. S WorkFlow môžete. Môžete nastaviť akékoľvek makrá, ktoré prinútia systém automaticky otvárať odkazy na Twitter v aplikácii Tweetbot, používať predvolený prehliadač Chrome alebo automaticky spúšťať odkazy z Instagramu v Aplikácia Instagram bez náhľadu v „orezaných“ verziách prehliadača.

Týchto scenárov je neúrekom, možnosť WorkFlow je taká veľká, že v tomto programe môžete stráviť týždeň, stačí si nastaviť svoj smartfón pre seba. Pre jedno tlačidlo je možné naprogramovať ľubovoľný postup a zobraziť ho napríklad ako widget na tieni upozornení.

Najprv sa môžete obmedziť na hotový vývoj, existuje galéria funkcií vo forme dlaždíc, ktorú vytvorili iní používatelia. Počet funkcií a ich interakcia s naj obľúbené programy proste pôsobivé.

Všetko si môžete prispôsobiť individuálne, pridávať funkcie a poradie, v akom sa vykonávajú jednu po druhej. Všetko, po čom duša túži. Rozhranie aplikácie jednoduché a pochopiteľné, funkcie sa pridávajú jednoduchým potiahnutím dlaždíc k sebe, ako v hre. Žiadny strojový kód, žiadny zmätok. Aj dieťa to pochopí.

Na druhý deň som si začal zvykať hlasový vstup. Aby som to urobil, vytvoril som samostatnú miniaplikáciu, keď na ňu kliknete, smartfón počúva moju reč, preloží ju do tlače a okamžite túto správu odošle mojej manželke v telegrame. Veľmi pohodlné je použitie počas jazdy, keď potrebujete niečo rýchlo preniesť. Nemusím hľadať v systéme aplikáciu Telegram, otvárať ju, hľadať kontakt na manželku a mieriť na tlačidlo mikrofónu. Tento problém rieši jeden veľký widget, stačí jedno kliknutie.

Prečo je WorkFlow cool? Okrem rozšírenia funkcionality systému a automatizácie rutinných úloh sa s tou správnou mierou predstavivosti môžete obracať mobilné zariadenie do kompletného pracovného nástroja. Už dlhé roky sa vedú diskusie o tom, či iOS tablet dokáže čiastočne nahradiť PC. Obtiažnosť práce na tablete spočíva v tom, že v systéme iOS neexistuje pojem „ systém súborov" alebo " Správca súborov“, teda niektorí rutinné úlohy nie je ľahké vykonať. Ak si vopred zadefinujete svoje potreby a vyzbrojíte sa WorkFlow, potom bežné veci na smartfóne alebo tablete zvládnete ešte rýchlejšie ako na počítači bez toho, aby ste museli prechádzať priečinkami a adresármi.

Tu je príklad zo života: Často dostávam poštou rôzne dokumenty, ktoré treba neskôr preložiť vo formáte PDF a uložte do samostatného priečinka disk Google. Na počítači si musím stiahnuť tento dokument, nájsť príslušný program, importovať dokument, potom ho exportovať do PDF a umiestniť do cloudu po otvorení karty v prehliadači. Na iPhone robím túto úlohu jediným klepnutím pomocou WorkFlow. Videl som list od adresáta, otvoril som ho, klikol na dokument a hneď som si k nemu všimol vopred vytvorenú akciu. Takéto skripty pre rôzne úlohy Nazbieral som ich asi tri desiatky. Pracovný postup je neuveriteľne rýchly.

Ešte jeden príklad. Pre zverejnenie na stránke potrebujem prispôsobiť niekoľko fotografií na rovnakú veľkosť tak, že ich vopred orezám v rovnakom pomere a nalepím logo spoločnosti. Ako ste už na iPhone pochopili, mám na to samostatné tlačidlo. Vyberiem všetky fotografie v galérii a jedným kliknutím všetky obrázky orežem. A čo je najdôležitejšie, tieto obrázky samy lietajú do cloudu, do samostatného priečinka „Orezať“ a odkaz na priečinok sa uloží do schránky.

Týmto sa môj príbeh končí, aplikáciu si môžete kúpiť za 3 doláre pomocou odkazu. Ak používate WorkFlow a máte svoj vlastný jedinečný scenár na používanie tohto "kombinátu", napíšte do komentárov, mám záujem zvážiť rôzne kombinácie.

Ale pre iOS existuje aj nástroj, ktorý vám umožní vytvoriť si vlastný proces automatizáciou niektorých akcií.

Workflow nedávno získal prestížne ocenenie Apple Design Award 2015. Prečo? Poďme sa na aplikáciu pozrieť bližšie.

Na začiatku uvediem hlavné funkcie aplikácie a následne podrobne popíšem každý z bodov.

Hlavné vlastnosti pracovného toku

1. Používateľ si môže nastaviť postupnosť akcií, ktoré systém vykoná na jeho žiadosť.

2. Programy sa volajú zo samotnej aplikácie alebo sa dajú volať z iných aplikácií ako rozšírenia.

3. Aplikácia má pripravené príklady najpopulárnejších a najzaujímavejších vecí. Napríklad vytvorenie Gif z fotografií alebo vyhľadávanie obrázkov na webovej stránke.

Hotové programy pre Workflow

Toto sú programy, ktoré sú okamžite zahrnuté do pracovného postupu. To znamená, že každý používateľ si ich môže stiahnuť zadarmo v rámci programu a použiť ich na určený účel. Všetky programy sa nachádzajú v sekcii Galéria. Ak chcete program získať, musíte naň kliknúť a potom kliknúť na tlačidlo „Získať pracovný postup“.

Uvediem zoznam najzaujímavejších hotových programov podľa môjho názoru:

• Fotky na Gif- vytvorte animáciu GIF od 5 najnovšie fotografie obrázky v albume.
• Nahrajte najnovšiu fotografiu- Odovzdanie poslednej fotografie do Dropboxu.
• Obrázok dňa- stiahnutie fotografie dňa z webovej stránky NASA. Tam sú zverejnené krásne obrázky priestor.
• Kalkulačka tipov- kalkulačka sprepitného. Môžete to zmeniť na daňovú kalkulačku. ;).
• Obrázková ruleta- program vyberie náhodné slovo a na toto slovo vyhľadá náhodnú fotografiu na internete.
• Rozbaliť URL— krátky odkaz v schránke sa nahradí jeho štandardným náprotivkom.

Galéria má tiež tri sekcie:

Zdieľanie- rôzne programy na zdieľanie. Cross-Post vám napríklad umožňuje zdieľať fotografiu a podpis v troch sociálne siete: Facebook, Twitter a Instagram.

Skvelé akčné rozšírenie- to rozširuje možnosti štandardné programy. Napríklad prezeranie HTML kódu v Safari (mimochodom, nefunguje správne).

schránka- práca so schránkou. Napríklad preklad textu vo vyrovnávacej pamäti.

V zásade existuje dostatok hotových programov na pochopenie princípov pracovného postupu. Z testovania vstavaných aplikácií navrhujem, aby sa používatelia začali zoznamovať s programom.

Vytváranie aplikácií vo Workflow

Workflow, podobne ako Automator v OS X, dáva priestor experimentátorom. Môžete nastaviť úlohy a vytvoriť pre ne vlastné algoritmy. Ako príklad som vytvoril podobný program, aký som už robil v Automatore. Ide o aplikáciu, ktorá bude hromadne komprimovať fotografie.

Na to používam 4 procesy:

1. Vybrať fotografie – výber obrázkov z albumu
2. Zmeniť veľkosť obrázka - zmena veľkosti podľa šírky
3. Previesť obrázok – táto funkcia je užitočná na kompresiu obrázkov tak, aby zaberali dostatočnú veľkosť
4. Odoslať e-mail - posielať obrázky na e-mail

Výsledkom je, že program zmenší vybrané fotografie a pošle ich na môj mail.

V programe je veľa príležitostí, dokonca existujú aj počiatočné programovacie funkcie. Rovnaké vyhľadávanie podľa podmienky „AK“.

Ako fungujú programy vo Workflow?

Aplikácie je možné spúšťať tromi rôznymi spôsobmi:

• Zo samotného programu Workflow. Programom je možné priradiť farbu a názov. Sú umiestnené na špeciálnom paneli.
• Ako rozšírenie. To znamená, že musíte v programe určiť, že ide o rozšírenie. Potom v aplikáciách, ktoré majú ponuku s rozšíreniami, musíte vybrať položku Spustiť pracovný postup a zavolať program v kontextovom okne.

• Z pracovnej plochy. Realizuje sa nasledovne. Používateľ si vyberie alebo vytvorí ikonu, potom je presmerovaný na špeciálne vygenerovanú stránku. Na tejto stránke musíte nájsť položku „Prejsť na domovskú obrazovku“. Ikona sa zobrazí na jednej z plôch.

Bohužiaľ, na volanie aplikácií je potrebná prítomnosť Workflow na iPade a iPhone! Áno a pracovný postup je stále otvorený na vykonanie.

Nevýhody pracovného postupu

• Aj keď existuje veľa funkcií, niektoré budú vždy chýbať. Napríklad som nikdy nenašiel funkciu, ktorá kopíruje obrázky.
• Nie všetky hotové príklady fungujú tak, ako by mali, no väčšina áno.
• Aplikácia zapnutá anglický jazyk. Musíte buď vedieť anglicky aspoň na úrovni školy, alebo rozumieť písaním.

Video ukážka tvorby najjednoduchší program v pracovnom postupe:

Záver: Workflow je super aplikácia so skvelou implementáciou! Dôrazne sa odporúča pre zvedavých používateľov iOS.

Podeľte sa o svoje dojmy z programu. Pýtam sa: vytvorí v ňom niekto niečo užitočné pre seba?

Pomôže vytvárať skripty akejkoľvek zložitosti, ktoré sú obmedzené len našou predstavivosťou.

Bohužiaľ, pre iOS neexistujú žiadne vstavané automatizačné nástroje. Blízkosť mobilu operačný systém minimalizovať interakciu. aplikácie tretích strán navzájom a so systémom samotným.

Vývojári sa už naučili, ako nájsť cestu von vo formulári jednoduché riešenia pre automatizáciu. Aplikácia vám teda umožní vykonávať často používané akcie jedným kliknutím a systém vytvorí množstvo spúšťačov, ktoré budú fungovať za určitej podmienky.

Dnes budeme hovoriť o najvýkonnejšej automatizačnej aplikácii pre iOS - Pracovný tok.

Aplikácia je univerzálnym konštruktorom na vytváranie receptov tzv. Každý z nich vykonáva presne definovanú postupnosť akcií bez zásahu používateľa.

Je dosť ťažké okamžite pochopiť parametre pracovného toku a nastaviť si vlastné nastavenia automatizácie. Aplikácia má veľkú databázu už vytvorených nastavení pre rôzne potreby, môžete ich používať, upgradovať skripty a na základe nich vytvárať nové.

Ako to funguje

Hlavné okno aplikácie pozostáva z dvoch častí, jedna obsahuje hotové skripty a druhá spravuje pridané recepty.

Každý skript je možné spustiť priamo z aplikácie. Pre väčšie pohodlie si môžete vytvoriť skratku pre ľubovoľný skript na ploche alebo ho pridať do miniaplikácie aplikácie.


Takže bude možné spustiť užitočné akcie priamo z Domovská obrazovka alebo uzamknutú obrazovku.

Teraz sa pozrime, čo aplikácia dokáže.

Sociálne médiá

1. Rýchlo pošlite odkaz na vašu polohu

Jediným kliknutím skript získa vašu aktuálnu polohu, vytvorí značku na mape a umiestni na ňu odkaz do okna iMessage. Zostáva len vybrať kontakt a odoslať údaje. Ak v nastaveniach zadáte príjemcu, potom po spustení pracovného postupu stačí kliknúť na tlačidlo Odoslať.

Vytvorte pre svoju ženu takýto scenár a rýchlo ju nájdete v supermarkete.

2. Zdieľajte svoj rozvrh

Po spustení tohto skriptu vás aplikácia požiada o výber dátumu. Program sa pozrie na záznamy v kalendári a povie vám, kedy si môžete dohodnúť nový termín, ísť do kina alebo sa objednať k lekárovi.

Text sa opäť umiestni do okna pre vytvorenie novej správy s možnosťou následného odoslania.

3. Zdieľajte poslednú fotografiu

Skript pridá jednu alebo viacero najnovších fotografií do Dropboxu jedným kliknutím a uloží odkaz na ne do schránky. Čo môže byť jednoduchšie.

4. Vytvorte koláž z fotografií Instagramu

Stačí zadať štyri až deväť fotografií a aplikácia vytvorí kolážovú mriežku obrázkov. Nie sú potrebné žiadne ďalšie aplikácie ani editory fotografií.

5. Repostujte jedným kliknutím

Zdieľajte svoje obľúbené momenty so všetkými ešte rýchlejšie.

6. Povedz mi, čo počúvaš

Len jedno klepnutie oddelí vašich sledovateľov na Twitteri od toho, aby vedeli, čo práve počúvate. Skript vygeneruje odkaz na skladbu alebo stanicu a odošle ho na sociálnu sieť.

Teraz bude každý vedieť o vašich hudobných preferenciách.

Skratky pre rýchle akcie

1. Zavolajte jedným kliknutím

Takýto skript vám umožní zavolať konkrétnemu účastníkovi kliknutím na ikonu. Môžete vytvoriť toľko skratiek, koľko potrebujete, a zmeniť svoju pracovnú plochu na skutočnú rýchlu voľbu.

2. Nájdite cestu domov

Po spustení tohto skriptu navigátor určí vašu polohu a vydláždi cestu domov, studňu alebo na akékoľvek určené miesto.

Stratené - spustite skript a choďte domov.

3. Zdieľajte snímku obrazovky

Aplikácia nezávisle nájde poslednú vytvorenú snímku obrazovky v galérii zariadenia a zdieľa ju akýmkoľvek pohodlným spôsobom. Potom môže byť snímka obrazovky automaticky vymazaná, aby nezaberala miesto na zariadení.

4. Sledujte, akú vodu alebo kávu pijete

Pre tých, ktorí sledujú vodnú rovnováhu tela alebo množstvo spotrebovaného kofeínu, už nie je potrebná ďalšia aplikácia. Samotný skript pridá zadané množstvo tekutiny do programu Zdravie.

5. Naskenujte QR kódy

iOS nemá zabudovaný skener takýchto kódov. Na toto sa treba držať špeciálna aplikácia. Pomocou Workflow môžete urýchliť proces skenovania.

6. Pustite si svoju obľúbenú hudbu

Analogicky s kontaktmi je možné vytvárať skratky pre prehrávanie playlistov, staníc alebo albumov. Veľmi pohodlné, jedno kliknutie a hudba sa už prehráva, nie je potrebné prehľadávať knižnicu médií ani používať vyhľadávanie.

Rozšírenia prehliadača

1. Uložte stránku do PDF

Všetko je jednoduché a prehľadné, jedno kliknutie a akákoľvek stránka sa uloží do PDF, súbor môžete poslať adresátovi alebo nahrať do cloudu.

2. Zobrazte HTML kód stránky

Vývojári ocenia možnosť navigácie jedným kliknutím zdrojový kód stránky aj na mobilnom zariadení.

3. Uložte fotografiu zo stránky

Nie je potrebné hľadať každý obrázok v texte. Jedno kliknutie a všetky fotografie sa uložia do galérie zariadenia.

4. Otvorte v inom prehliadači

Týmto spôsobom môžete rýchlo zobraziť stránku, ktorá je otvorená v Safari, v Prehliadač Chrome alebo naopak.

5. Vypočujte si obsah článku

Praktické aspekty využitia Workflow v PLM riešeniach

Dmitrij Sadovnikov, Nikolaj Širyajev

V súčasnosti si nemožno predstaviť seriózny PDM/PLM systém, ktorý by neobsahoval nástroje na automatizáciu obchodných procesov a workflow - Workflow. Bohužiaľ, v niektorých prípadoch pri implementácii riešenia PDM / PLM je hodnota tohto subsystému podceňovaná a Workflow sa používa prinajlepšom ako jednoduchý systém interný e-mail spoločnosti. V tomto článku sme sa pokúsili poskytnúť čitateľom úplnejšie pochopenie možností podsystému Workflow na príklade zodpovedajúceho podsystému riešenia Lotsia PDM PLUS.

Čo je to pracovný postup

V prvom rade sa pozrime na terminológiu. Medzinárodná organizácia Workflow Management Coalition (WfMC) definuje pojem Workflow nasledovne: ide o „automatizáciu podnikového procesu, úplnú alebo čiastočnú, pri ktorej sa dokumenty, informácie alebo úlohy prenášajú z jedného účastníka na druhého, aby vykonávali činnosti v súlade s súbor metodických (procesných) pravidiel“ . To znamená, že hovoríme o automatizácii nielen pracovných tokov, ale aj obchodných procesov. Podnikovým procesom sa v tomto prípade rozumie súbor vzájomne prepojených postupov alebo činností, ktoré realizujú obchodnú úlohu alebo cieľ obchodnej politiky spravidla v kontexte organizačnej štruktúry podniku so špecifikovanými rolami a vzťahmi medzi zamestnancami. Táto definícia sa nám zdá správnejšie a zrozumiteľnejšie ako slovné spojenie „work flow“ používané v publikáciách mnohých domácich autorov, ktoré je priamym pauzovacím papierom z angličtiny.

Samotná implementácia automatizácie obchodných procesov pripadá na systémy triedy Workflow Management System, ktoré popisujú, vytvárajú a riadia vykonávanie obchodných procesov pomocou softvér, ktorá využíva jeden alebo viac nástrojov na spracovanie obchodných procesov. Tieto nástroje interpretujú popis obchodného procesu, interagujú s jeho účastníkmi av prípade potreby využívajú softvérové ​​nástroje a aplikácie.

Rozdiely medzi workflow systémami a emailovými systémami

Ľudia, ktorí nepoznajú systémy Workflow, sa často pýtajú, prečo potrebujú systém Workflow, ak už majú e-mailový program.

Hlavné rozdiely medzi nimi sú nasledovné:

• plnú kontrolu nad stavom procesu kedykoľvek. E-mail sa dá prirovnať k praku, z ktorého si „vystrelíte“ správu a potom ju už neovládate. Príjemca môže vašu správu preposlať niekomu inému bez toho, aby ste o tom vedeli. V systémoch Workflow môžete kedykoľvek presne vidieť, kde sa vaša správa nachádza a aké akcie s ňou boli vykonané;
• schopnosť automatizovať zložité obchodné procesy. Systémy pracovného toku umožňujú nielen vymieňať správy a odosielať súbory, ale aj vykonávať rôzne aktivity(napríklad spustiť skript, zmeniť prístupové práva k dokumentom a pod.) automaticky v závislosti od podmienok uvedených v popise obchodného procesu. Väčšina systémov Workflow tiež podporuje transakčný mechanizmus;
• vizuálny popis obchodných procesov. Väčšina systémov pracovného toku má grafický editor, čo vám umožní vytvárať komplexné schémy obchodných procesov;
• udržateľná opakovateľnosť obchodných procesov vo Workflow je dosiahnutá použitím vopred nakonfigurovaných šablón;
• výrazne väčšie možnosti analýzy procesov vo Workflow vďaka ukladaniu informácií o procesoch do jednej databázy.

Účel podsystému Workflow systémov PDM/PLM

V systémoch PDM / PLM sa subsystém Workflow spravidla používa na riešenie nasledujúcich úloh:

• podporovať riadenie procesov životný cyklus Produkty;
• správa smerovania dokumentov;
• riadenie procesu schvaľovania dokumentácie a implementácie zmien;
• riadenie organizačných a technických opatrení;
• správa smerovania formulárov;
• organizovanie newsletterov.

Samozrejme, tento zoznam sa môže líšiť v závislosti od špecifík podniku a nie je úplný.

Hlavná funkcionalita subsystému Workflow systémov PDM/PLM

Pri implementácii v systémoch PDM/PLM má subsystém Workflow zvyčajne nasledujúcu funkčnosť:

• grafický popis šablón obchodných procesov;
• sekvenčné smerovanie;
• paralelné smerovanie (vrátane dynamickej paralelizácie práce);
• kombinované smerovanie;
• budovanie komplexných obchodných procesov s vnorenými podprocesmi;
• zmena trás za chodu;
• automatizácia priraďovania a zmeny atribútov objektu;
• automatizácia zmeny prístupových práv k objektom a dokumentom;
• podpora hlasovania a príprava stretnutí;
• presmerovanie úloh (výmena účinkujúcich);
• oznámenie;
• integrácia s e-mailovými systémami.

Tieto funkcie umožňujú riešiť široké spektrum praktických úloh. Pozrime sa, ako sa to dá aplikovať v praxi.

Popis obchodných procesov

Dôležitou úlohou pre úspešný prechod na elektronickú správu dokumentov je prezentácia obchodných procesov vo forme, ktorá podporuje automatizované spracovanie. Pri implementácii komplex informačné systémy V súčasnosti sa často používajú systémy reengineeringu obchodných procesov (BPR). Popis obchodného procesu v nich pozostáva zo súboru činností a ich vzťahov, kritérií na označenie začiatku a konca procesu a informácií o jednotlivých činnostiach, napr. softvérové ​​aplikácie a dáta a podobne, opísané s použitím špecifickej metodológie a zápisu.

Moderné systémy Workflow sa v niektorých prípadoch úspešne vyrovnávajú s úlohami opisu obchodných procesov (definícia procesov) takmer akejkoľvek úrovne zložitosti, vrátane vnorených podprocesov (subprocesov). V podsystéme Workflow programu Lotsia PDM PLUS sa na popis šablón obchodných procesov používa vizuálny editor, ktorý umožňuje zostaviť popis procesov v režime drag-and-drop. Opis procesu však môže zahŕňať manuálne aj automatizované činnosti a tiež identifikuje rôzne činnosti (činnosti), metodické pravidlá a súvisiace riadiace informácie na riadenie postupnosti činností počas vykonávania procesu.

Môže byť použitý ako sériové, paralelné alebo kombinované smerovanie. A minimalizuje sa široké využitie možností na výber údajov z rôznych adresárov a klasifikátorov možné chyby spojené s manuálnym zadávaním informácií a šetrí používateľov systému od rutinných postupov.

Na základe vytvorených šablón obchodných procesov sa následne vykonajú samostatné inštancie procesov, z ktorých každá je spojená so špecifickým súborom údajov súvisiacich s touto samostatnou inštanciou procesu (Prípad pracovného toku).

Takto formalizovaný popis podnikových procesov spĺňa požiadavky noriem manažérstva kvality ISO 9000 z hľadiska udržateľnej opakovateľnosti procesov.

Pri popise obchodného procesu v systéme Workflow sa pre používateľov systému okamžite vytvoria formuláre obrazovky a kontextová nápoveda.

Typické príklady šablón obchodných procesov na použitie v systémoch PDM/PLM sú:

proces vypracovania a schválenia projektovej, inžinierskej alebo technologickej dokumentácie pre ESKD / SPDS (aj s viacnásobným predkladaním dokumentov na schválenie);

• proces vykonávania zmien ESKD;
• proces výmeny informácií s protistranami a súvisiacimi oddeleniami;
• proces pridelenia.

Samozrejme, formálny popis obchodného procesu nevylučuje možnosť bezplatného smerovania a zasielania správ, ktoré sa používajú aj v systémoch Workflow.

Validácia obchodných procesov

Dôležitým bodom pri modelovaní podnikových procesov je kontrola platnosti vytvoreného procesu. Zároveň sa v procese kontroluje absencia potrebných obrazovkových formulárov, špecifikovaných vykonávateľov a podmienok prechodu medzi úlohami (fázami), prítomnosť nedokončených akcií atď. Lotsia PDM PLUS Workflow Editor obsahuje nástroje automatická kontrolašablóny obchodných procesov, čo značne zjednodušuje postup pri ich tvorbe a kontrole.

Spustenie inštancie procesu

Po vytvorení šablóny obchodného procesu je možné pomocou nej spustiť neobmedzený počet inštancií obchodného procesu. V tejto fáze prevádzky systému sú premenné zo šablóny obchodného procesu nahradené hodnotami špecifickými pre túto inštanciu procesu.

Pre zložité šablóny obchodných procesov, ktoré majú rôzne možnosti pracujú s nimi interpreti, možno využiť dynamickú paralelizáciu práce a podmienené skoky. Taktiež je možné realizovať dynamické prideľovanie exekútorov, výmenu exekútora, presmerovanie práce a pod.

Zároveň, keď sa vykonávateľ zúčastňujúci sa procesu pri prenose úlohy na neho (prechod procesu do fázy, na ktorej sa zúčastňuje tento používateľ), v jeho osobnom okne úloh a správ zobrazí zodpovedajúca správa, ktorá môže duplikovať špeciálnym upozornením, ktoré sa spustí aj vtedy, keď na jeho počítači nie je spustený systém Lotsia PDM PLUS.

Monitorovanie stavu obchodného procesu

Jednou z nepopierateľných výhod Workflow je možnosť kedykoľvek monitorovať stav bežiaceho procesu a zároveň získať súhrnnú správu o vykonaní všetkých procesov.

Lotsia PDM PLUS vám umožňuje vizuálne určiť stav akéhokoľvek procesu na mape, ako aj získať správu o kontrole vykonávania.

Správca systému môže tiež nastaviť špecializované správy na monitorovanie vykonávania obchodných procesov, ktoré ho zaujímajú.

Pre všetky mapy obchodných procesov a bezplatné správy je automaticky udržiavaná história korešpondencie, podľa ktorej si môžete kedykoľvek pozrieť napríklad celý reťazec pohybu dokumentu, ktorý vás zaujíma, vrátane informácií o čase príjem a čítanie príslušných správ.

Všetky tieto funkcie organizáciám výrazne uľahčujú splnenie požiadaviek série ISO 9000 na zaznamenávanie akcií používateľov a monitorovanie súladu.

Používanie špecializovaných funkcií

Okrem funkcií, ktoré sú štandardom pre profesionálne workflow systémy (ako sú newslettery, správa prístupových práv atď.), Lotsia PDM PLUS obsahuje množstvo prispôsobiteľných špecializovaných funkcií. Jednou z nich je schopnosť organizovať sa elektronické hlasovanie. Účastníci hlasovania môžu zároveň v rámci jedného hlasovania hlasovať o viacerých otázkach, vyjadriť nesúhlasné stanovisko a vzniesť pripomienky. Výsledky hlasovania je možné spracovať rôznymi spôsobmi a zobraziť ich vo vizuálnej podobe.

Vstavaný e-mailový klient a integrácia so vstupnými nástrojmi

Jednou z výhod systému Lotsia PDM PLUS Workflow je vstavaný poštového klienta. V praxi to znamená podporu protokolov POP3 a SMTP. Pre každého používateľa v Lotsia PDM PLUS je možné nakonfigurovať viacero externých e-mailových účtov. Interná aj externá korešpondencia je teda uložená v rovnakej databáze a je úplne transparentná. Ako najcennejšie sa tu javí automatické prepojenie internej a externej korešpondencie o konkrétnom probléme do uceleného reťazca histórie korešpondencie. Typický príklad: externá správa je preposlaná internému cieľu, jej odpoveď je preposlaná späť externému cieľu, externý cieľ odpovedá atď. a tak ďalej. V tejto situácii Lotsia PDM PLUS automaticky prepojí všetky tieto správy a vizuálne zobrazí celý reťazec listov v histórii korešpondencie.

Schopnosť používať vstavaného správcu doručenej pošty je zároveň veľmi pohodlná. Vďaka nemu si užívateľ môže sám vybrať, ktoré externé listy má umiestniť do databázy Lotsia PDM PLUS.

Externé správy prijaté v Lotsia PDM PLUS môžu byť smerované rovnakým spôsobom ako interné správy.

Integrácia s nástrojmi na zadávanie informácií umožňuje okamžite umiestniť naskenovaný dokument do systému a použiť ho v obchodnom procese (alebo ho poslať po vopred stanovenej trase).

Tieto funkcie uľahčujú zdieľanie informácií s organizáciami, ktoré nemajú systémy PDM/PLM.

Reinžiniering pracovných tokov a obchodných procesov

V práci každého podniku prichádza čas, keď si jeho obchodné procesy vyžadujú revíziu a modernizáciu. Používanie Workflow môže tiež pomôcť vo fáze reengineeringu obchodných procesov.

Na analýzu a optimalizáciu obchodných procesov môžete použiť nazhromaždené štatistiky o dokončených procesoch. Zároveň, aby sa znížilo zaťaženie pracovného servera systému PDM / PLM, má zmysel nahrávať údaje o procesoch do samostatnej databázy a analyzovať pomocou špeciálne prostriedky(OLAP atď.). Primárnu analýzu je však možné vykonať aj pomocou generátora správ, ktorý je súčasťou riešenia Lotsia PDM PLUS.

Na základe získaných údajov je možné určiť kritické body (kritické úlohy, oddelenia, výkonní pracovníci atď.) procesov a následne meniť šablóny podnikových procesov za účelom ich optimalizácie.

Tieto možnosti subsystému Workflow uľahčujú podporu požiadaviek noriem ISO série 9000 z hľadiska auditovania obchodných procesov.

Pozitívne skúsenosti s implementáciou pracovného toku

Ako ukazujú skúsenosti s implementáciou subsystému Workflow riešenia Lotsia PDM PLUS, produktivita práce v dôsledku zavedenia automatizácie podnikových procesov sa v priemere niekoľkonásobne zvyšuje a pre jednotlivé úlohy (napríklad zadávanie úloh príbuzným oddeleniam v projekčných organizáciách) - desiatky krát.

Žiaľ, formát článku v časopise neumožňuje podrobne vypovedať o všetkom užitočné funkcie Workflow subsystémy, ktoré sa s nimi chcú bližšie zoznámiť, to môžu urobiť na pravidelných bezplatných seminároch, ktoré organizuje skupina spoločností Lotsia Soft.