Отчетность состоит из многочисленных обобщенных, детализированных и особых справок, представляющих собой информационное сопровождение логистических операций. Движение информационного потока, связывающее между собой все эти компоненты, происходит по коммуникационным каналам.
Логистические информационные потоки характеризуются:
· неоднородностью (информация, используемая в логистических системах, качественно разнородна). Следует отметить, что под однородностью в линейном программировании и, в частности, в транспортной задаче понимается неограниченная возможность перевозки продукции из любого пункта отправления в любой пункт назначения.
Применительно к процессу движения информации внутри логистической системы требование однородности также предполагает неограниченную возможность передачи любого документа в любое структурное подразделение аппарата управления;
· множественностью подразделений - поставщиков информации;
· множественностью подразделений - потребителей информации;
· сложностью и трудностью практической обозримости информационных маршрутов;
· множественностью числа передач единиц документации по каждому маршруту;
· многовариантностью оптимизации информационных потоков.
Методически важным с точки зрения логистики является определение взаимодействия материального и информационного потоков. Всегда считалось, что материальный поток генерирует информационный, т. е. постулировалась первичность материального потока. Однако современные информационные технологии изменили последовательность взаимодействия материального и информационного потоков, и в настоящее время различают три варианта их взаимодействия.
1. Информационный поток опережает материальный. В этом случае от информационного потока поступают сведения о достижении материальных потоков (прямое направление) или он содержит сведения о заказе (встречное направление).
2. Информация сопровождает материальный поток, движется одновременно с ним. Этим потоком идут сведения о количественных и качественных параметрах материальных потоков, что позволяет правильно и быстро оценивать их состояние и принимать необходимые регулирующие решения.
3. Информационный поток отстает от материальных потоков. В это случае информация служит только для оценки результатов.
Любая логистическая компания, и не только нуждается в рекламе. Реклама малого формата отлично подойдёт для развивающихся компаний, с небольшим рекламным бюджетом. Для того чтобы название фирмы, магазина или организации достаточно примелькалось глазу потенциального потребителя, нет ничего лучше, чем напоминать ему о своём существовании в стенах его родного дома.
Логистические компании очень тесно связаны с потребительским рынком - это грузоперевозки, доставка продуктовых и промышленных товаров, склады, в том числе и оптовые, мелкооптовые, а это малый бизнес и соответственно реклама очень актуальна не только на больших стендах, но и реклама на подъездах, листовки в почтовых ящиках и т. д.
Количество информации, возникающее при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд.
В процессе управления настоящие трудности появляются, при необходимости следить за изменениями информационных потоков. Ресурсы организации постоянно находятся в процессе движения. В каждый момент времени есть большее или меньшее товаров в наличие, определенное количество денег, расходных и приходных счетов. При изменении внешних условий, граничащих с деятельностью предприятия, если руководство не будет во время получать информацию, последствия могут быть губительны.
Требования, предъявляемые к системе информационных потоков
Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Какое либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - максимальная оптимизация работы предприятия.
Виды информационных потоков
Управлять информационным потоком можно следующим образом:
- изменяя направление потока;
- ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
- ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
- количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
- суммарными количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.
Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.
Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.
Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно – аналитическую поддержку процессов решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:
- Достоверность – получаемая информация должна быть верной
- Релевантность – данные должны помогать в принятии решений
- Понятность
- Эффективность – эффект от получения информации, должен перекрывать потраченные силы на ее получение
- Регулярность – информация должна поступать регулярно
При характеристике информационной системы, как правило, исследуются передвижение различных информационных потоков, а так же их интенсивность и постоянность, различные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующая этим условиям в данный момент схема документооборота.
Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется, опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.
Во время создания информационного обеспечения, следует ориентироваться на усредненную и выровненную потребность в специальной информации руководителей и специалистов. Стоит заметить, что особое место здесь занимает тип информации связанный с управлением, в которой будут отражены прогрессивные приемы и методы организации управления.
В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:
- описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
- моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
- отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;
- интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.
Фильтрация информационного потока
Далее я бы хотел привести несколько «фильтров» информации, которые серьезно ограничивают поступление важной информации к руководству предприятия. Такая фильтрация вполне типична для российских предприятий и никак не зависит от размера организации. Вот несколько таких «фильтров», наиболее искажающих информационные потоки, направленные к руководству:
- Организационное несовершенство. Данная «фильтрация» возникает в результате отсутствия на предприятии центра для переработки и анализа, поступающей к руководству информации от подразделений предприятия. Информация может быть предоставлена в любом формате, как устное сообщение, так и данные, приведенные в таблицу.
Влияние данного несовершенства можно уменьшить, разработав системы индикативной информации для руководства организации. Так же стоит всю разнородную информацию, которую направляют к руководителю, сводить в единый формат. Этот формат должен предоставлять динамику развития, наиболее важных показателей предприятия в виде различных графиков и диаграмм.
- Низкая квалификация среднего звена. Такая фильтрация, как правило, проявляется в нехватке профессионалов в поиске и предоставления информации.
- Низкая квалификация высшего руководства. Большая часть руководящего состава не любит признаваться в неумении или непонимании, каких либо аспектов, зачастую боясь пошатнуть свой авторитет перед подчиненным персоналом, и из-за этого чаще всего информация просто-напросто игнорируется. Для решения этой проблемы, во-первых, стоит излагать информацию достаточно простым языком, а во-вторых, стоит выяснить какой тип предоставления более приемлем. Как вариант можно рассмотреть способ приучения руководителей к различной информации, предоставляя одни и те же данные в различной форме.
- Метод обработки информации. Данный фильтр дает о себе знать, во время введения граничных условий, при математической обработке данных. В случае если метод или пограничные условия будут выбраны неверно, очень велика вероятность потери части важной информации. Во избежании этих проблем следует использовать метод экспертных оценок, как наиболее подходящий для работы с самой ценной информацией.
- Успешные установки. Данный «фильтр» проявляется во время использования типичных методов решения возникающих проблем. Чаще всего работники предприятий во время своей работы вырабатывают модель «успешных действий». Но при условиях во время изменения каких либо факторов такая модель может не сработать или сработать неверно, таким образом она становится своеобразным тормозом. Степень проявления данной проблемы можно характеризовать старением персонала.
- Реальная власть. Такой вид «фильтрации» зачастую наблюдается в неприятии различной информации руководящим звеном, из-за угрозы их положению. На каждом предприятии, не зависимо от его размеров, есть определенные группы людей, ведущие борьбу за власть. Власть может выражаться как в контроле, каких либо финансовых потоков, так и в возможности влияния на руководство. Единственным выходом из такой ситуации может быть только повышение экономической квалификации руководящего персонала всех уровней.
- Сопротивление среднего звена. Оно может проявляться в непринятии управляющих воздействий вышестоящего руководства, на среднее звено предприятия. Так же этот фильтр может проявиться в перекладывании решения задач на руководство находящееся выше. Чаще всего это происходит из-за некомпетентности среднего звена, а так же из-за того, что они не обладают достаточной информацией для принятия оптимальных решений.
Одним из главных и действительно реальных путей развития предприятий заключается в создании довольно комфортной информационной среды, которая будет способствовать принятию верных управленческих решений.
Частью такого развития вполне может стать нахождение информационных фильтров, а так же работа над ними, над уменьшением их влияния на качество работы предприятия.
Заключение
Существующее сегодня общество по праву называют информационным. Под информационным обществом подразумевают то, что достаточно значительная часть этого общества занята созданием, сохранением, а также разными видами переработки и реализации информации. Особенность этого общества по большей части заключается в бесперебойном обмене информацией.
Достаточно широкое развитие компьютерных технологий, а так же телекоммуникаций, что позволяет собирать, сохранять, преобразовывать и передавать различные виды информации в таких объемах и с такой оперативностью, о которых несколько лет назад и нельзя было мечтать. Вследствие развития новых информационных технологий, какая либо деятельность человека, включая его повседневную сферу общения, действительно безгранично увеличиваются за счет привлечения большого количества полезного опыта, духовных ценностей и знаний, которые были выработаны мировой цивилизацией. На данный момент экономика, как деятельность или наука, все в меньшей степени характеризуется как производство каких либо материальных благ и все в большей - как создание и распространение каких либо информационных продуктов или услуг. Во время нового витка экономического развития, информация постепенно стала тем же, чем нефть или газ, а их производные стали для экономики индустриальной: она превращается в своеобразное «топливо» для приобретения новых знаний, которые достаточно необходимы в условиях нового века.
База отдых «Оазис» расположена на берегу моря, в центре курортной зоны, построена в 2001г., территория 3 га, охраняемая, корпус рассчитан на 200 мест, функционирует круглый год. Ежегодно в номерах проводится косметический ремонт.
В пансионате имеется бесплатная автостоянка, междугородные телефоны-автоматы, предусмотрены индивидуальные ячейки для хранения ценностей.
На расстоянии легкой пешеходной прогулки многочисленные курортные магазины, кинотеатр, аттракционы, казино, дискотеки, ночные клубы, собственный оборудованный пляж.
В сервисном бюро базы отдыха можно заказать трансферт, приобрести билет на экскурсию или концерт, а также получить всю необходимую информацию о городе и отдыхе.
Основными направлениями деятельности являются:
письма и обращения граждан.
Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.
Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
Регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая
письма и обращения граждан); V регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних
документов организации;
ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
Нами предлагается на предприятии для организации работы с документами использовать программу «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Га-рант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:
Повысить эффективность работы офиса - унифицированный внутренний документооборот организации сократят время на выполнение поставленных задач;
Усилить уровень контроля за работой персонала - руководитель будет информирован, как и какие задачи, решают его сотрудники, каковы сроки завершения решения я форма представления результатов решения; о снизить издержки на обслуживание компьютерного парка и минимизировать затраты на содержание архива. При внедрении системы вначале строится модель структуры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех возможных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проходя через которых документы могут менять статусы и сроки. В результате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максимально упрощает процесс отправки/приема электронной почты.
2014-02-06
Инновационная деятельность в системе управления предприятием Анализ системы управления предприятием Система управления предприятием
оздоровительный семейный отдых;
деловой туризм;
специализированные туры отдыха;
реабилитация и предсезонная подготовка спортсменов;
Расчетный час - 8 часов утра.
Могут быть предоставлены номера эконом — класса: одно-, двух-, трехместные, с телевизором и холодильником в каждом номере, номера блочного типа - идеальный вариант для семьи из 4-х человек со взрослыми детьми, также номера «люкс», одно — или двухкомнатные, с индивидуальной системой кондиционирования и всеми возможными удобствами: комфортной функциональной мебелью, телевизором с подключением к спутниковому телевидению, мини-баром, просторной ванной комнатой.
К услугам отдыхающих:
оборудованный пляжный комплекс: лежаки, кабины для переодевания, аэрарий, душевые кабины, туалет, пляжный бар, прокат водного транспорта
теннисный корт с искусственным покрытием
волейбольная площадка;
баскетбольная площадка;
библиотека;
бесплатная автостоянка;
сауна;
парикмахерская;
конференц-зал на 100 мест;
благоустроенный пляж;
организация трансферта;
познавательные экскурсии и поездки.
Целями деятельности Общества являются извлечение прибыли и расширение рынка товаров услуг.
Предприятие имеет гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и его Уставом.
Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников может быть очередным или внеочередным.
Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества является ревизионная комиссия.
Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества. Исполнительным органом является директор подотчетный в своей деятельности общему собранию участников общества. Единоличный исполнительный орган без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.
На базе отдыха работают 41 человека:
директор;
заместитель директора по хозяйственной части;
главный бухгалтер;
менеджер по маркетингу (менеджер по продаже путевок);
бухгалтер;
секретарь машинистка;
медицинская сестра;
сестра-хозяйка;
культорганизатор;
кладовщик;
четыре администратора;
три горничных;
две уборщицы;
прачка;
шеф-повар;
два повара;
три официантки;
три кухрабочих;
три посудомойки;
электрик;
сантехник;
плотник;
три водителя;
садовник.
Организационную структуру предприятия можно подразделить на 4 отдела:
1)
финансовый отдел;
2)
хозяйственный отдел;
3)
столовая;
4)
отдел бытового обслуживания отдыхающих.
Каждый из отделов имеет свою структуру и выполняет определенные функции.
Ниже приведена схема организации управления отделов пансионата.
Как видим организационно-управленческая структура ООО «База отдыха «ОАЗИС» относится к линейно-функциональной структуре управления.
Миссия ООО «База отдыха «ОАЗИС» – завоевание определенной доли рынка рекреационных услуг черноморского побережья Краснодарского края.
2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Информационные обмен на исследуемом предприятии в целом можно представить в виде схемы (рис. 2).
Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.
Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принят решений.
Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:
– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
– определение основных направлений развития технологии обработки информации;
– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме делом.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
– определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;
– определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;
– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
– разработка программных средств, прикладных программ.
При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения.
3. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ
Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Форы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.
График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
В табл. 1
приведен перечень документов» участвующих в документообороте конкретного предприятия.
На рис. 3 приведена схема информационных потоков предприятия.
Особенности документооборота на предприятии:
– для отслеживания потоков документов ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода» приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;
Таблица 1
Документы предприятия
|
Идентификатор документа |
Наименование документа |
|
Требование-накладная |
|
|
Приходный ордер |
|
|
Накладная на отпуск материалов на сторону |
|
|
Материальный отчет по складу |
|
|
Приемосдаточная накладная |
|
|
Накладная |
|
|
Отчет по товарному складу |
|
|
Плановая калькуляция на сданную продукцию |
|
|
Калькуляция себестоимости |
|
|
Перечень работающего оборудования |
|
|
Снятие остатков незавершенного производства |
|
|
Счет-фактура |
|
|
Счет-фактура от поставщика |
|
|
Платежное поручение |
|
|
Выписка банка |
|
|
Табель |
|
|
Книга распоряжений |
|
|
Приказ |
|
|
Больничные листы |
|
|
Показатели на премию |
|
|
Отчет по расходу энеогоресурсов |
|
|
Журнал-ордер № 6 |
|
|
Журнал-ордер N11 |
|
|
Отчет о выплатах |
|
|
Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности |
– движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали - от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям; функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;
– бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;
– поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;
– используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.
– имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.
В качестве автоматизации документооборота и деятельности предприятия на нем используется программа «1 С Бухгалтерия» версия 8.0.
В 1C:Бухгалтерии 8.0 хранится полная информация о контрагентах (контактная информация, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада).
1С:Бухгалтерия 8.0 автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС.
Для оперативного анализа состояния учета в 1С:Бухгалтерии 8.0 предусмотрены различные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, анализ счета, карточка счета и другие. Каждый отчет настраивается для получения только необходимой информации. Например, чтобы посмотреть поступление на склад вентиляторов всех марок, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.01 «Товары на складах» можно установить отбор по товарам, наименования которых содержат слово «вентилятор».
1С:Бухгалтерия 8.0 существенно упрощает подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. Например, для формирования бухгалтерского баланса достаточно указать организацию и отчетный период. Все показатели программа заполнит сама! Подготовленные отчеты сохраняются в программе, что позволяет легко вернуться к ним в последующие периоды. Показатели отчетов можно корректировать вручную, программа запомнит все внесенные вами изменения.
Сформированные в 1С:Бухгалтерии 8.0 платежные документы легко выгружаются в программу типа «Клиент банка». Так же просто загрузить полученную из банка информацию о входящих платежах. Обмен данными с 1С:Бухгалтерией 8.0 поддерживают около 700 кредитных организаций.
«1С:Бухгалтерия 8.0» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.
Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.
Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.
«1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.
Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.
Предметная область, автоматизируемая «1С:Бухгалтерией 8.0», иллюстрируется следующей схемой.
Рис. 4. Схема применения программы 1С Бухгалтерия
«1С:Бухгалтерия 8.0» представляет собой совокупность платформы «1С:Предприятие 8.0» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия». В «1С:Бухгалтерии 8.0» заложена возможность совместного использования с прикладными решениями «Управление торговлей» и «Зарплата и Управление Персоналом», также созданными на платформе «1С:Предприятие 8.0».
4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.
К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.
Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.
Средства оргтехники для офиса исследуемого предприятия включают в свой состав, такие устройства и оборудование: два персональных компьютера, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, проекционная аппаратура, ламинатор, машина для уничтожения документов, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, два сейф, тележка, др.
Ламинатор – машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. На предприятии применяется Ламинатор Fujipla LPD 2315
офисный, 230 мм. (А4), Япония
В качестве брошюровальной машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок используется брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.
Машина для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. На исследуемом предприятии используется Шредер HSM 100-5.8
персональный загрузка 225 мм, секретность 2, частица 3,9/5,8 мм.
Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. В качестве копировального автомата на предприятии используется Копир SHARP AP 5316 формата А3/А4, цифровой МФУ, 16 коп/мин.
На предприятии в бухгалтерии и в кабинете директора установлены компьютеры P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 Gb / 3.5″/ As P5V800-MX / 350W / 52x,
которые соединены в одну сеть. На компьютерах установлены модемы Модем ACORP 56.0K Sprinter@56k
(fax, голосовой, V92).
Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.
Кроме того, в бухгалтерии и в кабинете директора установлены лазерные принтеры Принтер HP Laser Jet 1018
600х1200 dpi,12 стр/мин, 2Mb, нагрузка 3000 стр/мес, лоток 150 л, которые позволяют распечатывают различные документы.
На предприятии используются факсимильные телефонные аппараты Panasonic KX-FP 218
(А4, белый, на обычной бумаге, сканер-копир, автоответчик, прием без бумаги).
В качестве телефонных аппаратов используются Телефон Panasonic 2350
Flash, Redial.
5. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.
Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.
Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства.
Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.
Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.
Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.
Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.
Поступающие в организацию, а также исходящие документы
подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений).Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.
Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка - это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.
Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.
К таким реквизитам относятся:
входящий регистрационный номер и дата документа (дата по
ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;
Номер и дата поступающего в регистрацию документа;
наименование вида документа;
адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);
количество листов и экземпляров; срок исполнения документа;
шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено
исполнение документа);
содержание документа.
Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.
При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы: - входящие;
исходящие (и внутренние);
Информационный поток
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков:
1. в зависимости от вида связываемых потоком систем – горизонтальный и вертикальный;
2. в зависимости от места прохождения – внешний и внутренний;
3. в зависимости от направления по отношению к логистической системе – входной и выходной.
опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения .
показателями: и др.
В настоящее время в связи с развитием НТП для облегчения работы возникает возможность автоматизации системы управления информационными потоками. Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
Между МП и ИП не существует однозначного соответствия, т.е. синхронности во времени возникновения, направленности и др. ИП может опережать МП (проведение переговоров, заключение контрактов и т.д.) либо отставать от него (информация о получении поставленного товара): опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах МП; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Возможным является наличие нескольких ИП, сопровождающих МП.
Классификация информационных потоков
Можно выделить элементарные, ключевые и поддерживающие информационные потоки, сопровождающие соответствующие операции и функции.
Информационные потоки делятся на:
· внутренние и внешние (соответственно циркулирующие внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой);
· горизонтальные, относящиеся к одному уровню иерархии логистической системы, и вертикальные - от верхнего звена логистического менеджмента к нижнему;
· входные и выходные - по отношению к логистической системе (подсистеме или звену логистической системы).
По виду носителей информации наиболее распространенными являются потоки на бумажных носителях (документы), а при использовании компьютерных технологий обработки информации - на магнитных носителях (магнитных лентах, дисках), в виде электронных видеограмм и т.п.
По времени возникновения информации различают регулярные (стационарные) потоки, соответствующие регламентированной во времени передаче данных, периодические (с жестким ограничением времени и продолжительности передачи) и оперативные потоки, обеспечивающие связь абонентов в интерактивном и диалоговом режимах on line и offline.
В зависимости от назначения выделяют директивные (управляющие), нормативно-справочные, информационные - для учета и анализа при принятии решений - и вспомогательные информационные потоки .
В логистике выделяют следующие виды информационных потоков (рис. 2.1.):
Рис. 2.1. Виды информационных потоков в логистике
В зависимости от вида связываемых потоком систем: горизонтальный и вертикальный;
В зависимости от места прохождения: внешний и внутренний;
В зависимости от направления по отношению к логистической системе: входной и выходной.
Обработка информации, циркулирующей в логистических системах, лежит в основе процесса управления материальными потоками. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики является понятие информационного потока.
Информационный поток - это совокупность сообщений, необходимых для управления и контроля логистическими операциями, которые циркулируют как в самой системе, так и между этой системой и внешней средой. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную:
· опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе;
· опережающий информационный поток в прямом направлении – это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза;
· одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока;
· вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.
Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Информационный поток характеризуется следующими показателями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.
Информационный поток может опережать материальный, следовать одновременно с ним или после него. При этом информационный поток может быть направлен как в одну сторону с материальным, так и в противоположную: опережающий информационный поток во встречном направлении содержит, как правило, сведения о заказе; пережающий информационный поток в прямом направлении - это предварительные сообщения о предстоящем прибытии груза; одновременно с материальным потоком идет информация в прямом направлении о количественных и качественных параметрах материального потока; вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах приемки груза по количеству или по качеству, разнообразные претензии, подтверждения .
Путь, по которому движется информационный поток, в общем случае, может не совпадать с маршрутом движения материального потока.
Информационный поток характеризуется следующими показате-лями: источник возникновения; направление движения потока; скорость передачи и приема; интенсивность потока и др.
Формирование информационных систем невозможно без исследования потоков в разрезе определенных показателей. Например, решить задачу оснащения определенного рабочего места вычислительной техникой невозможно без знания объемов информации, проходящей через это рабочее место, а также без определения необходимой скорости ее обработки.
Управлять информационным потоком можно следующим образом: изменяя направление потока; ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема; ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.
Каждому МП соответствует некоторый информационный поток. Информационный поток (ИП) – это поток сообщений в речевой, документной (бумажной и электронной) и другой форме, генерируемый исходным МП в рассматриваемой ЛС, между ЛС и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций. В табл. 4.1 приведена одна из возможных классификаций ИП.
Таблица 2.1. Классификация информационных потоков
| Признак классификации | Вид ИП |
| Отношение к ЛС и ее звеньям | Внутренние, внешние, горизонтальные, вертикальные, входные, выходные |
| Вид носителей информации | На бумажных носителях, на магнитных носителях, оптические, цифровые, электронные |
| Периодичность использования | Регулярные, периодические, оперативные |
| Назначение информации | Директивные (управляющие), нормативно-справочные, учетно-аналитические, вспомогательные |
| Степень открытости | Открытые, закрытые, секретные |
| Способ передачи данных | Курьером, почтой, телефоном, телеграфом, телетайпом, электронной почтой, факсом, по телекоммуникационным сетям |
| Режим обмена информацией | «on-line», «off line» |
| Направленность относительно МП | В прямом направлении с МП, во встречном направлении с МП |
| Синхронность с МП | Опережающие, одновременные, последующие |
Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.
Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в раздело кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.
Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.
В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также: количеством обрабатываемых или передаваемых документов; суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах .
Эффективное логистическое управление всеми видами потоков (материальных, финансовых, сервисных, кадровых) невозможно без полной и оперативной информации.
Информация - это новые сведения, которые могут быть использованы человеком для совершенствования деятельности и пополнения знаний.
Обладание своевременной и качественной информацией позволяет сократить потребность в ресурсах (материальных, кадровых, финансовых и т.д.), использовать их эффективнее. Информация повышает гибкость и устойчивость логистических систем. Успех предприятия книжного дела зависит от умения его руководителей и работников всех уровней принимать верные решения. Принять правильное решение можно, только располагая достаточным количеством качественной информации.
Объектом исследования логистики являются потоки, а информационной логистики - информационные потоки.
Информационный поток - это совокупность возникающей и циркулирующей внутри логистической системы или между логистической системой и внешней средой информации, необходимой для выполнения логистических операций и для контроля за их ходом, т.е. для управляющих воздействий.
Информационный поток возникает либо в результате движения того или иного материального потока, или, наоборот, он может быть причиной возникновения соответствующего материального потока (например, информация о заключении договора на поставку).
Рациональная организация потоков информации, их компьютеризация позволяют повысить эффективность использования всех видов ресурсов в бизнес-деятельности. На первый план в современном бизнесе выступает оптимизация информационных потоков. Предприятие книжного дела должно располагать достаточным информационным обеспечением, а каждый ее работник - уметь рационально использовать информационные ресурсы.
Информационная логистика изучает информационные потоки и методы их использования для логистического управления. Применение разработанных информационной логистикой методов оптимизации информационных потоков в практической деятельности должно обеспечить управление производством информации, ее движением и доставкой потребителям с минимальными издержками при максимальном удовлетворении их потребностей в информации.
Информационная логистика в книжном деле - это раздел логистики, в котором изучается оптимизация информационных потоков, направляемых и получаемых предприятиями книжного дела от потребителей книжной продукции и партнеров по цепи поставок, а также внутрифирменных информационных потоков.
Цель информационной логистики - управление потоками информации для предоставления «внутренним» (руководители и сотрудники предприятия) и «внешним» (покупатели, партнеры) клиентам возможности получать требующиеся им для принятия решений сведения в соответствии с логистическим правилом «Семь Н».
Оптимизация информационных потоков базируется на основных логистических концепциях: общих затрат, компромиссов, системности, интеграции, всеобщего управления качеством (см. «Концепция компромиссов» , «Системный подход в логистике» , «Концепция интеграции»).
Информационная логистика призвана обеспечить необходимыми и достаточными информационными потоками всех участников цепи поставок книжной продукции на всех уровнях управления логистическими процессами. При этом нужно стремиться к упрощению и унификации операций движения информации, чтобы ускорить их выполнение при снижении издержек.
Одной из основных задач логистики является координация материальных и информационных потоков. Качественное информационное обеспечение позволяет заменять запасы материальных и иных ресурсов надежной и оперативной информацией. Например, получение заказов клиента через электронную систему обмена данными позволяет уменьшить общее время исполнения заказов, при этом экономя на использовании более медленного транспорта.
Совершенствование информационной логистики, применение современных информационных технологий снижают неопределенность путем более точного и своевременного контроля за факторами внешней и внутренней среды. Информационные системы позволяют следить за выполнением логистических процессов предприятия в режиме реального времени, что дает возможность оперативно обнаруживать сбои в движении потоков и исправлять их, прежде чем они скажутся на качестве обслуживания покупателей. В тех случаях, когда своевременные исправления невозможны, компания должна заранее предупредить клиента о вероятных проблемах и предложить ему варианты, частично или полностью ликвидирующие появление сбоев в логистическом процессе клиента.
Минимизация неопределенности в деятельности компании представляет собой основную цель информационной логистической системы предприятия.
Большой ущерб может нанести неверная или несвоевременная информация. Например, задержка с поступлением или обработкой информации о доставленных в книготорговое предприятие товарах может нарушить нормальную работу отдела приема, вызвать простой транспортных средств и в конечном итоге замедлить движение книжной продукции в цепи поставок. Материальный поток не должен опережать соответствующий ему информационный поток. Предпочтительной является ситуация, когда информация опережает материальный поток, что дает возможность эффективнее организовать работу с книжной продукцией.
Таким образом, информационные потоки в определяющей мере влияют на динамичность процессов в логистической системе. Качество информационной системы позволяет эффективно решать многие проблемы закупки, производства, транспортировки, распределения книжной продукции.
Информационные потоки можно рассматривать как потоки, состоящие из сообщений в документальной (электронной, бумажной) или другой (например, речевой) форме. Как правило, информационные потоки генерируются исходным материальным потоком (например, поток книжных товаров генерирует сопроводительные документы: накладные, прайс-листы и т.д.). Однако некоторые информационные потоки возникают независимо от материального, например, обращение к информационным базам данных при принятии управленческих решений.
Информационные потоки объединяют в одно целое все звенья цепи поставок: подразделения предприятия, компании, участвующие в товародвижении. В рамках каждого логистического звена осуществляются свои функции по преобразованию логистических потоков, каждое звено имеет свою цель деятельности. Однако все звенья должны работать для достижения общей цели логистической системы. Информационные потоки обеспечивают координацию деятельности звеньев и их общую направленность на реализацию миссии предприятия книжного дела.
Основными характеристиками информационных потоков являются:
- объем (например, количество документов, печатных знаков и т.д.);
- направление движения: внешние и внутренние по отношению к логистической системе; входные и выходные; горизонтальные (между системами одного уровня) и вертикальные (между системами разных уровней).
Горизонтальные потоки существуют между структурными подразделениями компании или между предприятиями, являющимися равноправными партнерами по бизнесу. Они не связаны с передачей информации управляющим органам или от них к исполнителям. Для горизонтальных потоков характерно совместное использование информации. При этом сокрытие части информации от конкурентов или ее специальное распространение в нужный момент - естественное явление в рыночной среде.
Вертикальные потоки обычно связаны с управляющими воздействиями и отчетностью об их исполнении. Содержащаяся в этих потоках информация изменяется при ее движении вверх или вниз по иерархическим структурам. При прохождении информации вверх она обобщается, суммируется. При движении вниз передается лишь та часть информации, которая считается необходимой для исполнителей конкретных операций или функций.
Внешние информационные потоки существуют во внешней по отношению к логистической системе среде. Они определяют взаимодействие предприятия с экономическими и политическими субъектами: клиентами, конкурентами, органами власти и др. Предприятие должно постоянно следить за состоянием внешней среды: конъюнктурой рынка, экономическими, правовыми, социальными и другими факторами.
Внутренние потоки формируются функциональной структурой предприятия, т.е. функциями и операциями, которые выполняют подразделения. Внутренние и внешние потоки информации составляют информационные ресурсы фирмы.
Кроме объема и направления движения информационные потоки имеют и другие характеристики:
- структура (однородные, неоднородные);
- периодичность (регулярные, оперативные, случайные);
- вид носителя (бумажные, электронные, смешанные);
- способ индексации (цифровые, алфавитные, символические, предметно-визуальные);
- плотность (малоинтенсивные, среднеинтенсивные, высокоинтенсивные);
- метод образования (первичные, вторичные);
- степень использования (однократно используемые, многократно используемые, неиспользуемые).
|
Движение материальных |
Движение информационных |
|
Закупка и подготовка сырья |
Сбор (закупка) данных или первичной информации |
|
Производство товаров |
Производство информации - обработка данных и получение новой информации |
|
Распределение произведенных продуктов, удовлетворение потребностей клиентов |
Передача полученной информации потребителям, удовлетворение их информационных потребностей |